ויזואליזציה עשירה ככלי לייעול עסקי והצפת תובנות עסקיות חדשות
מאת: אמיר פורת, 5.8.20, 07:10

תהליך השוזר בתוכו שילוב של מימוש צרכים עסקיים, בנייה נכונה של תשתית נתונים והגדרה מדויקת של מדדים ארגוניים, מאפשר לקבל החלטות טובות ואיכותיות יותר, שמבוססות על נתונים ולא על הרגשת בטן.

אברי, סמנכ"ל תפעול בכיר בחברה יצרנית גדולה, היה מוטרד. ישיבות התפעול השבועיות שלו היו ארוכות ולא יעילות. שאלות בסיסיות, שעלו כל שבוע, כגון כמה ייצרנו, כמה שעות נוספות היו, איך אנו מול היעד, כמה מלאי מדף יש לנו ומה צפי המכירות - כולן קיבלו תשובות מהוססות ושונות מהמנהלים, שהשתתפו בפגישה השבועית.

הסיבה לכך הייתה פשוטה - כל אחד מהמנהלים הגיע לפגישה עם הדו"חות שלו. כל אחד והאקסל שלו. כולם הוציאו את הדו"חות מהמערכות התפעוליות, אבל כל אחד מהם עיבד ושינה את האקסל לפי הצרכים שלו וה"אני מאמין" שלו.

לחברה לא הייתה "אמת ארגונית" אחת, אלא מגוון מספרים, והוא היה מוטרד מאוד. פרט לעובדה, שישיבה שבועית ארכה שעתיים, הוא התקשה לקבל החלטות ארגוניות ללא מספרים ודאיים.

הדרך הנכונה להגיע לתובנות עסקיות משמעותיות היא להראות נתונים קריטיים בצורה פשוטה, נגישה וקלה להבנה. ויזואליזציה עשירה, שבנויה נכון, מנגישה מידע למשתמש העסקי ומקצרת את הדרך לתובנות עסקיות. הגעה לאותן תובנות עסקיות בדרך אחרת היא קשה יותר, ארוכה יותר ובעלת פוטנציאל ממשי לטעויות.

אברי חיפש מענה אחד, בודד, שייתן לו תמונה כוללת על התקדמות העסק והמחלקות השונות.

כדי להשיג מענה כזה, יש להתמקד בתכנון ובניית פתרון אנליטי הסובב את הצרכים העסקיים. היות שהעולם העסקי הוא דינמי מאוד, תחרותי מאוד והמציאות משתנה כל הזמן, המנהלים של היום חייבים תשובות זמינות ומהירות לשאלות עסקיות. אבל זמין ומהירות אינם מספיקים. התשובות צריכות להיות גם עקביות ומדויקות.

לכן, במהלך ביצוע פרויקט אנליטי יש לממש כמה כלים מרכזיים, שיאפשרו את מתן התשובות המהירות, העקביות והמדויקות האלו. למשל, יש לאחד מקורות מידע שונים, לבנות ארכיטקטורה נכונה למבנה הנתונים, ולהגדיר נכון את המדדים הארגוניים.

וכמובן, חשוב להתמקד בהנגשת הפתרון באובייקטים גרפיים פשוטים ועשירים בתובנות. התובנות האלו צריכות להיות מהירות וברורות, ולעלות ממבט מהיר בדשבורד ארגוני. הפלטפורמה גם צריכה לאפשר למנהלים ולאנשי נתונים להמשיך לחקור את הנתונים בצורה קלה ועצמאית.

תהליך נכון, כזה השוזר בתוכו שילוב של מימוש הצרכים העסקיים, בנייה נכונה של תשתית הנתונים והגדרה מדויקת של המדדים הארגוניים, מאפשר למשתמשים העסקיים לקבל החלטות טובות יותר ואיכותיות יותר. החלטות, שמבוססות על נתונים ולא על הרגשת בטן. במקביל, תוצר כזה מאפשר לבצע שימוש במידע הארגוני הרב בארגון לטובת ראייה רחבה יותר, שינוי תהליכים ויצירת מנוף תחרותי.

ובחזרה לאברי.

אחרי פרויקט של כמה שבועות של פיתוח הפתרון האנליטי, הוא הצליח לממש את השינוי הארגוני לו ייחל - מודל מרכזי אחד המרכז את עיקרי התובנות. כל המדדים חושבו בצורה אחידה וברורה, ומסך מרכזי אחד הראה את מצב הפעילות שלו במהירות ובהירות.
והישיבות השבועיות? הן הפכו לפגישות יעילות של רבע שעה. כשההנהלה הפסיקה להתווכח על איכות הנתונים ולחפש אימות לכל אמירה, הדיון עבר לצעדים הנדרשים למימוש האסטרטגיה העסקית ולפעולות הבאות, שיש לבצע כחלק מהתובנות, שהעלתה הפלטפורמה החדשה.
 
מאת: אמיר פורת, אוגוסט 2020.
מנהל פעילות אנליטיקס במטריקס BI.