ניתן לעבוד בדרך של שיתוף פעולה ועבודת צוות בכל ארגון בכל סדר גודל, תוך חיזוק הנאמנות של הלקוחות הפנימיים והחיצוניים, לאפשר למידע לזרום, להיאגר, להיות מנותח נכון ולשרת ביעילות את העסק בכל ממד ובכל מקום (זה רק לא דוא"ל).
מאת: אבי וייס, 18.3.15, 08:30

גלית גנאור, (בתמונה למטה, משמאל), מנכ"לית ויועצת ארגונית, Social Knowledge: "ארגונים החלו להבין, שהם חייבים לגבש אסטרטגיה של Social אצלם בארגון. זה לא סביר, שעובדים, שמשתמשים בפייסבוק, בטוויטר, בווטסאפ ובליקדאין כדי לשתף מידע עם חבריהם, לא יוכלו לשתף מידע בצורה נכונה וחלקה עם חבריהם לעבודה.

התחום הזה כולל בתוכו את ניהול הידע בארגון. צברנו ניסיון רב בהטמעות של ארגון וניהול הידע כחלק מתהליך המעבר ל-Social. אנו מייצגית בישראל את Jive, מערכת המפותחת, בין היתר, במרכז מו"פ כאן בישראל, פתרון, שרץ כבר בחברות רב לאומיות ישראליות. אני מאמינה, שהשיטה הזו יכולה ומומלץ שתיכנס לכל חברה ישראלית בכל סדר גודל.

נושא שיתוף הידע בעסקים אינו חדש. זה פשוט נושא, שעבר התאמה במשך השנים לכלים המשוכללים של רשתות חברתיות. למדנו עם הזמן איך מעודדים עובדים להשתתף במערכות שיתוף ידע. הבנו מה המוטיבציה של עובד, מה מניע אותו להשתתף ברשת חברתית ולשתף אחרים בידע שלו.

בניגוד לעבר, הפתרונות כיום ממוקדים באנשים, ממוקדים באינטראקציות בין אנשים. כמובן שזה נעשה בענן. המעבר בשנתיים האחרונות, לאור הנסיון שצברנו, ממיקוד על התוכן למיקוד על האנשים, שינה את התחום לגמרי. זה מה שמביא להצלחה ולאפשרות למדידת ROI.

הפתרונות הקיימים היום משלבים גם כלים, שרגילים בהם להחליף ידע דוגמת הדוא"ל. הסביבה החברתית עוטפת את הדוא"ל כדי שהמידע החיוני העובר בו ישותף, ינותח וייאגר. כיום, המיקוד הוא: איך להצליח בתהליכי ה-Social. 

הניסיון, שצברנו עם Jive  מאפשר לנו להציג ROI ואנו מציגים כעת, בהסכמת הלקוחות, 32 מקרים של ארגונים משווקים שונים, שעברו ל-Social ולניהול ידע משולב בו ויש במעבר הזה ROI מוכח. 

אחד הדברים הראשונים, שמשכנעים מנהלים לעבור לתחום ה-Social, הוא היכולת שלנו לבנות במהירות ולהציג את רשת הקשרים האמיתית הקיימת בין העובדים בארגון. זה בכלל לא קשור למבנה הארגוני או לחלוקת התפקידים והסמכויות בארגון. המציאות שונה לגמרי וזה די מפתיע מנהלים, שלא ערים לצורת ההתנהלות האמיתית של הארגון.

המונחים החשובים הקיימים בניתוח הראשוני של מערכת הקשרים בארגון הם: קשרים חזקים וקשרים חלשים. השאלה, שאנו מציבים בפני מנהלים היא: איך הם מצליחים להעצים את הקשרים הללו ובמיוחד את הקשרים החלשים. המטרה המרכזית של כולנו: להגדיל את האמון בין העובדים, במיוחד בקשרים החלשים. זה מגדיל באופן ברור את התפוקה של כל העובדים ועונה על צרכים עסקיים ברורים.

הנוסחה כאן מאוד פשוטה: אמון + תקשורת + שיתוף פעולה = השגת יעדים עסקיים.

לכן, ברשת ארגונית שיש בכל עסק, צריך לדעת לנתב את הקשרים, כדי להשיג יעדים עסקיים. הכיוון: Social Enterprise. זו מהפכה תקשורתית פנימית שמאפשרת תיקשורת דו-כיוונית בין הארגון לעובדיו, ללקוחותיו, לערוצי השיווק שלו, לספקים שלו ולכל מי שנמצא בשרשרת הערך שלו. זה מוביל ישירות לשיפור הרווחיות של הארגון. זה לא מדע בדיוני, זה כאן ועכשיו וזה העתיד של ניהול ארגונים.

השוק הישראלי עדיין רחוק מיישום רשתות חברתיות, כחלק מהאסטרטגיה העסקית. מנהלים רבים בישראל, לא רק שאינם מקשיבים ללקוחות שלהם ולא רוצים להקשיב להם, הם גם לא מקשיבים לעובדים שלהם. רבים מדי מצויים עדיין ב- Web 1.0 וחושבים שזה עובד. זה לא". 

רות סרנס-פגבאום (Ruth Cernes Fagebaume), (בתמונה למעלה), מנהלת שותפים EMEA, חברת Jive Software: "כל ארגון מעוניין שהאינפורמציה העסקית המתאימה תהיה זמינה, לכל מי שנזקק לה, במקום ובמועד המתאים. אינפורמציה זה לא רק מה שיש ב-Data Base ששוכן על שרתי הארגון. עיקר המידע מועבר בדיבורים בין אנשים ובתכתובת בין אנשים. זה יכול להיות בשיחות מסדרון, בחדר האוכל, בפינת הקפה, בדואר אלקטרוני, ברשת חברתית חיצונית ועוד. המידע הנכון והחיוני יכול להיות מבוזר בכל מקום.

לכן, אנו קודם כל פונים לאנשים. הפנייה לאנשים נועדה כדי שהם יביאו ערך לחברה. המטרה המיידית: שהידע של הארגון יישאר בארגון וישמש את כולם. רבים שומרים ידע בראש וכשהם עוזבים את תפקידם או משנים תפקיד, הידע שלהם נעלם וצריכים ללמד את המחליפים הכל מהתחלה.

אנו מצאנו במקומות, שבהם נכנסנו, שעובדים, כמעט כל העובדים, אין להם אפילו מושג קלוש מהן המטרות של הארגון, מהם הערכים של הארגון, מהן המשימות הספציפיות שלהם ושל חבריהם. התוצאה: הרוב לא מביאים את הערך המתאים של עבודתם לארגון. 

ארגונים חושבים, שאם מקימים פורטל ארגוני, זה יפתור את הבעיה. אולם, מצאנו שזה לא כך. גם הפורטלים לא מתעדכנים, אינם ידידותיים, לא מתאימים למכשירים הניידים הקיימים כיום בידי העובדים, והעיקר: אין בהם איסוף, ניתוח ושיתוף ידע. זה חד-כיווני. 

ההטמעה של המערכות החדשות מאוד קלה. אין בהן שום עקומת למידה, כי המערכות החדשות נראות לעובדים בדיוק כמו כל רשת חברתית, שהם רגילים להיות בה, במרחב האינטרנט הציבורי שלהם. בדיוק אותו דבר. המערכות החדשות מתאימות לכל השפות הנפוצות, אבל הרוב רוצים באנגלית, והיא מותאמת לתרבויות השונות. הכל ניתן בהתאמה מקומית. כי הכל ממוקד באנשים. 

המערכות החדשות יכולות להיות סגורות, פתוחות לקבוצות מסוימות, או פתוחות עד וכולל הלקוחות. ניתן לקבוע רמות אבטחה והרשאות שונות. המערכות המומלצות הן מערכות המקיפות גם ספקים, שותפים ולקוחות. ניתן להגדיר איזורי עבודה שיתופיים לקבוצות עבודה, כולל שיתוף אנשים מבחוץ, למשל קבלנים ויועצים, מבלי לפתוח עבורם את כל המערכת. 

כל התוכן נאגר ומנותח בזמן אמת וניתן לראות מה השפעתו של כל פריט תוכן, לאן הוא הגיע, על מה ומי הוא משפיע, בין בתוך הארגון ובין מחוצה לו.

הדבר הראשון והחשוב ביותר למנהלים: ניתן לראות בקלות את כל הקשרים בין האנשים ובין המחלקות בארגון. כך, ניתן גם לקבוע יעדים. ניתן לשלב בזה כלים תומכים דוגמת גמיפיקיישן (מישחוק), כדי לעודד אנשים, שלא רגילים להשתתף ברשת חברתית, להיכנס ולשחק, מה שיוצר תחרויות יפה בין אנשים ומגביר את הקשרים החלשים. 

המתחרה הגדולה שלנו זה האדישות, עסקים וארגונים שלא רוצים את הפתרון של ארגון ידע ו-Social. יש מנהלים רבים, שאני נפגשת איתם והם טוענים, שהם יכולים לנהל הכל בלי כלים כאלה שיש לנו או למתחרים בנו, דוגמת מיקרוסופט ו-IBM. הם טועים והם גם מפספסים את השגת יעדי הארגון, כי הם באמת לא יודעים מה נעשה סביבם, מעליהם ומתחתם". 

ניר אסס, CA ישראל (סיפור לקוח): "אנו מפעילים עולם שלם של שיתוף ידע באמצעות קהילה, גם פנימית וגם חיצונית. אנו לומדים כל הזמן, גם מהלקוחות שלנו, ואף לאחרונה נכנסנו לשיתוף קהילות רחבות של מפתחים, מפתחים בקוד פתוח, שיפתחו תוספות עבורנו ועבור הלקוחות שלנו.

בנינו קהילות בתוך CA, והרחבנו זאת לכל שרשרת הערך שלנו, כולל ללקוחות. הקהילות שלנו מכסות כ-170 מדינות וכך הפכנו את עולם הידע שלנו לשטוח לחלוטין. אין בו כל היררכיה, למעט מנהל הקהילה. יש לנו כבר יותר מ-40 קהילות, לפי מוצרים וחטיבות של החברה. אנו הולכים בעיקביות בדרך של פתיחת כל המוצרים שלנו לקהילות, לרבות קהילות של קוד פתוח. ראינו שזה מביא הישגים, מקצר תהליכים ומביא לשביעות רצון ונאמנות של לקוחות. הכל מדיד והתוצאות מדברות בעד עצמן".