עוברים לשירותי תקשורת מתקדמים: 7 נקודות חשובות בבחירת מרכזיה לעסק
מאת:
יוסי זיגמון, 29.12.16, 07:00
המודל הקלאסי, שבו מותקנת בבית העסק מרכזיה פיזית, הופך להיסטוריה ומפנה מקומו לפתרון טכנולוגי עכשווי - מרכזיה וירטואלית בענן. יותר ויותר עסקים עוברים לשירותים וירטואליים מאובטחים בחוות שרתים ובחלקם גם שירותי טלפוניה.
במודל הקלאסי של המרכזיות, מותקנת בבית העסק מרכזיה 'אמיתית
' (PBX) וציוד תואם. זהו מכשיר מרכזי בעל קיבולת קווים ותכונות מסוימות, שנלווים אליו מכשירי טלפון להצבה על כל שולחן. אותו אנו מכירים כבר שנים ארוכות
.
עם התקדמות הטכנולוגיה ספקים רבים החלו להציע שירותי מרכזיה המבוססים על פתרון תקשורת בענן או תקשורת מבוססת אינטרנט - פתרונות אלה נקראים מרכזית
IP וירטואליות בענן. המרכזיות האלו מנוהלות ע"י ספק שירות ייעודי או ספקי תקשורת המציעים פתרון מרכזיה בענן למשל מרכזיות
IP Centrexאו
Hosted IPT (בעל תכונות
UCC [ר"ת: Unified Communications and Collaboration] מתקדמות, המותאם בתכונותיו לעסקים גדולים). שירותים אלה מוצעים ע"י חברות תקשורת כמו בזק, 012, 013-נטוויז'ן ואחרות.
למה
כדאי לשים לב בבחירת המרכזיה לעסק:
1) מרכזיה פיזית או מרכזיה וירטואלית?
היתרון של מרכזיות פיזיות הוא, שמדובר בציוד פיזי בעסק, שלכאורה אפשר להעביר הלאה או למכור. אולם, חשוב לקחת בחשבון, שיש לפנות לציוד מקום בעסק. בנוסף ישנה הגבלה לנפח קווים, תכונות ושלוחות מסוימות, שנתונות לחסדי ספק אחד שאתה מחויב לו. יש תקלה? צריך לשנות הגדרות? הזמינו טכנאי והתפללו שיש למוצר עדיין אחריות. במרכזיה וירטואלית, תמיד ניתן לבצע שינויים, עדכוני התוכנה והשדרוגים הם עניין של ספק השירות, שדואג, שתמיד תהיה לך מרכזיה העומדת בחזית הטכנולוגיה
. המרכזיה מחוברת באמצעות הרשת לענן של ספק השירות ואל הטלפונים האנלוגיים או טלפוני
IP חכמים בעסק. כך, שהשירות אינו תופס נפח פיזי במשרד. יתרון זה מתעצם במיוחד כאשר מדובר בעסק עם הרבה סניפים.
2) מחיר
סכום ההשקעה הראשוני, שנדרש למרכזיות פיזיות, מתחיל באלפי שקלים ונתון לתנאי התשלומים של הספק
.מרכזיות
IP וירטואליות בענן לא מצריכות רכישת ציוד, השירות והתשלום הוא חודשי ובהתאם לכמות השלוחות ולתכונות, שאתה מעוניין שיהיו במרכזיה. העלות החודשית מסתכמת בכמה מאות שקלים וזאת בהתאם לצרכים של העסק.
3) גמישות והתאמה לצרכי העסק
מה צופה העתיד? האם העסק צפוי לגדול? האם יהיה צורך בשלוחות וקווים נוספים? אם התשובה היא כן, אז מרכזיה פיזית קבועה ומוגבלת בנפחה איננה מתאימה לעסק שלך. שירות מרכזיה וירטואלית בענן מאפשר הוספה, עדכון ושינוי שלוחות ותכונות בהתאם לצרכי העסק. אתם מגדירים את מספר השלוחות הרצוי, כמות שיחות בו זמנית הנדרשות לעסק, אילו תכונות מתקדמות עדיפות והכל מתכנס לסכום חודשי קבוע. היתרון הגדול של מרכזיה וירטואלית,
IP Centrex לדוגמה, הוא שהוספת קו או שלוחה נעשים מיידית, ולעיתים גם ללא עלות. ניתן לשנות את ההגדרות השונות של ניתוב השיחות בתוך הארגון בלחיצת כפתור, ולשלב שירותי תקשורת שונים עם התפתחות העסק. (למשל, שירותים, שבתחילת הדרך לא היה לכם בהם שימוש).
4) ניהול עצמי ותמיכה
זמן זה כסף, כיום לרוב ספקי המרכזיות הווירטואליות בענן קיים פורטל ניהול עצמי המאפשר לשנות באופן עצמאי ובכל זמן נתון את הגדרות ותכונות המרכזיה. בנוסף שירות מרכזיה וירטואלית בענן נתמך באמצעות מוקד טכני ייעודי המספק תמיכה ומסייע בפתרון תקלות והגדרות. ניתן לפנות באמצעות פורטל ניהול עצמי של המרכזיה או לקבל שירות מהיר וזמין בשלט רחוק באמצעות שיחה למוקד או הרשתות החברתיות של ספק המרכזיה בענן.
5) התממשקות למכשירים ניידים
אחד הדברים שמאפיינים היום יותר ויותר את העסקים היא ניידות העובדים. נוסעים מחוץ לעיר, שוהים ימים שלמים בשטח או בחו"ל ותמיד צריכים שירותי תקשורת. אם אתם מנהלים סוכנים או אנשי מכירות, נציגי שירות או טכנאים, אתם כבר יודעים כמה זה בעייתי (שלא לומר מביך) כשאתם או הלקוחות לא מצליחים לתפוס אותם בטלפון. לדוגמה, מרכזיות
IP Centrex וירטואליות מאפשרות להגדיר את השלוחה המשרדית על גבי הסמארטפון, וכך להישאר בקשר עם העסק, עם העובדים ועם הלקוחות מכל מקום, שבו אתה נמצא
.
6) הקמת סניפים וירטואליים
יותר ויותר עסקים מתקיימים ללא משרדים קבועים או מתנהלים עם כוח אדם העובד ביותר ממקום אחד בלבד. לא מעט עסקים קטנים ובינוניים מעסיקים, למשל, פרילנסרים שעובדים מהבית. אחרים מעסיקים עובדים קבועים העובדים מביתם, או כאלה העובדים אצל לקוחות במיקור חוץ. מרכזיות וירטואליות לא מחייבות התקנה של מרכזיה במקום פיזי, אלא רק שימוש בסמארטפון או מחשב וטלפון רגיל. המיקום הפיזי של העסק לא רלוונטי, חברה יכולה לפעול מבית שמש, אבל לתת שירות לכל הארץ (עם מספר ארצי אחיד).
7) אבטחת מידע
ישנה חשיבות רבה לאבטחת הרשת, שעליה יושבת המרכזיה בעסק, כיוון שמדובר בענן וירטואלי, שהגישה אליו נעשית מרשת האינטרנט, חשוב לוודא, שקו הגישה למרכזיה וגם המרכזיה עצמה יושבים בסביבה פרטית ולא ברשת ציבורית.
לסיכום, בעלי עסקים צריכים להתקדם ולקבל את החידושים, שיש לטכנולוגיה להציע, לעשות סוויץ' קטן בראש ולהבין, שהמציאות כבר לא נמצאת בעולם של חומרה (בה מרכזיות הן מכשירים, ששמים בעסק ו'ברזלים'), אלא עוברת לעולם של תוכנה, לעולם של שירותי ענן.
מאת:
יוסי זיגמון, דצמבר 2016.
מנהל אגף שיווק,
בזק
