חדרי ישיבות חכמים לעסקים - טכנולוגיות חדשות בשוק
מאת: מיכאל פנחס, 31.12.17, 12:43
 
מה התחדש בחדרי ישיבות חכמים? איך משלבים מערכות אודיו ווידיאו ללא חוטים בחדר ישיבות חכם ואינטראקטיבי? מהם הפתרונות החדשים שנכנסו לשוק והאם הם מתאימים וראויים לעסק שלך?
 
עסקים מגלים את היתרונות בהכנסת מערכות אודיו ווידיאו מתקדמות לחדרי ישיבות ומעבר לשיטות "עבודה קבוצתית". לכל עסק וארגון, קטן כגדול, יש לפחות חדר ישיבות אחד, והצורך של העסק לייצר מפגשים איכותיים ובעלי משמעות עסקית לכל המשתתפים בישיבות בחדרי הישיבות הוא ממשי ואף אקוטי.
 
עולם התקשורת והטלפוניה העסקית מתפתח מהר והלקוחות לא מוכנים להסתפק היום בטלפוניה הישנה ובמערכות הישנות, כשביד יש להם סמארטפונים מתקדמים עם יכולות מולטימדיה מתקדמות ואיכותיות.
 
לכן, חדרי ישיבות, כולל משרדים קטנים וגדולים, שמשמשים אף הם כ"חדרי ישיבות" לכל עניין וצורך, מקבלים שדרוג והופכים ל"חדרי ישיבות חכמים" עם מערכות AV (אודיו וידיאו), שמשלבות שירותי מולטימדיה בענן ושירותי תצוגה על מסכים עם יכולת גישה איכותית מכל מכשיר קצה, מכל מקום, גם ממנהלים ועובדים הנמצאים בנסיעה בדרכים או בחו"ל.
 
חדר ישיבות חכם ואינטראקטיבי משנה את כל שיטת העבודה בעסק, משנה את התצוגה של מצגות, מסמכים, סרטונים וכל מידע, בחדר הישיבות. כך, "עבודה שיתופית" ויעילה הופכת לדבר קל, פשוט וגם מהנה.
 
ההתקדמות הטכנולוגית הפכה את היכולת לשתף אנשים בישיבות גם באופן וירטואלי לדבר ממשי ומוחשי וכבר כיום יש יכולת לשלב משתתפים במערכות וירטואליות תלת-מימדיות הקרויות VR – Virtual Reality. בשוק העולמי יש פתרונות מלהיבים לא מעטים בתחום הזה, דוגמת שירות ,Facebook Spaces שיצא לדרך אך לאחרונה, עם פוטנציאל לשימושים עסקיים רבים, שטרם פותחו.
 
עפ"י מחקר של ZK Research, בממוצע כ-15 דקות הראשונות של כל ישיבה בחדר הישיבות מתבזבזות ע"י עיסוק בבעיות טכניות שונות הקשורות בהפעלת האביזרים השונים המצויים בחדר, החל מהמקרן, דרך המחשב וכלה במסך. כך, במקום לעבוד ולדון בנושא שלמענו התכנסו כל המשתתפים בחדר הישיבות, הם מתעסקים במציאת הכבל הנכון לחיבור המחשב למקרן, מנסים לפתור את הבעיה למה התמונה לא מוצגת נכון על המסך, למה אין חיבור לאינטרנט, או למה אין קול בסרטון המוצג על המסך. לכן, מנהלים ובעלי עסקים בכל העולם מחפשים פתרונות של Plug & Play, שבהם הכל מופעל מיידית, בקלות וללא כל עיכובים טכניים.
 
אילו פתרונות חדשים יש כיום בתחום חדרי ישיבות חכמים לעסקים?
התחום הזה נע מהר קדימה והשוק מוצף בפתרונות חדשים, גם מהעולם וגם פרי פיתוח ישראלי (דוגמת חברת קרמר – Kramer Electronics הירושלמית). אציג הפעם בפירוט 2 פתרונות חדשים ופופולריים מהעולם:
 
א. מערכת Cisco Spark Board:
המערכות של סיסקו מאוד פופולריות בחברות הכי גדולות בעולם (למרות התחרות העזה בתחום הזה), בגלל היציבות, הבטיחות, האבטחה והשרידות של המערכות מבית סיסקו.
 
לסיסקו יש כמה כלי "עבודה קבוצתית" לעסקים ולארגונים: Spark (הכלי הכי החדש), WebEx (הכלי הכי הוותיק) ו-Cisco Jabber (כלי ותיק). כל הכלים ניתנים לשילוב שקוף ביניהם. כך, שאין צורך לזנוח כלי ותיק בעת שעוברים לכלי החדש: Spark.
 
הרעיון המרכזי: לספק לכל המשתתפים מערכת UC (ר"ת: Unified Communications) הפועלת במהירות וללא כל עיכובים טכניים.
 
מערכת Cisco Spark Board, שהושקה בתחילת 2017 בארה"ב ואחר כך בשאר העולם, היא מערכת מסוג של All-In-One, שכוללת את כל האלמנטים הנדרשים לניהול ישיבה מוצלחת בחדר ישיבות כולל כל מערכות האודיו והווידיאו. 
 
המערכת מסופקת ב-2 גרסאות: Cisco Spark Board 55, מערכת המתאימה לחדרי ישיבות עם מסכים של עד 55 אינץ' ומחירה (בארה"ב) כ-4,900 דולרים, ו- Cisco Spark Board 70 המתאימה לחדרי ישיבות עם מסכים עד 70 אינץ' ומחירה (בארה"ב) כ-9,990 דולרים.
 
המערכת כוללת ממש הכל, כולל אפליקציה מותאמת לסמארטפונים, שבידי המשתתפים. כך, שהם יכולים לעבוד ב"עבודה קבוצתית" במערכת אחת, מכל מכשיר קצה מכל סוג בכל מקום שיש בו חיבור לאינטרנט. המערכת תומכת בשמע באיכותHD  ובתמונות וידיאו באיכות 4K. המערכת הבסיסית מסופקת עם מצלמה של 4K ומערכת של 12 מיקרופונים ברמה של HD.
 
המערכת מסופקת כ-,Turn-Key-Solution שניתנת לתחזוקה עצמאית ע"י העסק והכל מנוהל בענן. המערכת מסוגלת להחליף או להתממשק לכל מערכת, שכבר קיימת בעסק, והניהול שלה יכול להתבצע בפקודות קוליות (המערכת מבינה פקודות ומזהה את הקולות ומספקת לדוברים הרשאות לפי תפקידם בישיבה ובהיררכיה המוגדרת של העסק). 
 
המערכת מתעדת אוטומטית את הישיבה, מבצעת הקלטות ומפיקה דו"חות למשתתפיה. ניתן להתחיל ישיבה בחדר הישיבות ולהמשיך אותה בכל מקום אחר, בגלל שהכול נעשה בענן.
 
ב. מערכת Polycom Pano:
פוליקום היא "מובילת שוק עולמי" בתחום מערכות המולטימדיה העסקיות, בדגש על מערכות של "הקצה העליון", עם איכות גבוהה ביותר של שמע ווידיאו. לפוליקום מעל ל-400 אלף לקוחות עסקיים וארגוניים בכל רחבי העולם.
 
פוליקום היא "מובילת שוק" בהכנסת מערכות ברמת HD ו-4K על השולחנות של המנהלים והעובדים בעסקים, שהם לקוחות של מערכותיה. כיום פוליקום מקדמת מערכות קול מתקדמות מסוג של 3D Voice. פוליקום הייתה בין המובילות של המגמה החדשה של הענקת יכולת להציג במקביל ובו זמנית תוכן מכמה מקורות מידע ומכמה מכשירים. כך, שהמשתתפים בישיבה יכולים לשתף תוכן ממש במקביל, ולא בשיטה הישנה, שבה כל אחד מעלה את התוכן שלו רק אחרי שקודמו סיים להציג.
 
המערכת של פוליקום בשם Pano נולדה קודם כל כדי לאפשר הצגת תוכן בו זמנית מכמה מקורות בחדר הישיבות. זה יכול להיות מכל מכשיר קצה: מחשב נייח או נייד, טאבלט, סמארטפון, דונגל USB, מערכת מולטימדיה קיימת מכל סוג, מידע מהאינטרנט, מידע ממערכת הצגה אחרת המוצגת במיקום שונה וכיו"ב.
 
המערכת הבסיסית של פוליקום Pano יכולה להציג בו זמנית מידע מ-4 מקורות מידע שונים. המידע, שניתן לשתף במערכת הזו, הוא מגוון וכולל: מצגות, סרטונים, מסמכים מכל סוג,  מקורות וידיאו כולל שיחות ועידה עד רמת 4K ועוד, הכל בגישת ה-Plug & Play ללא התסבוכת של כבלים, חיבורי תקשורת וחיבורים מסובכים בין המכשירים השונים. מערכת Pano בסיסית עולה (בארה"ב) כ-1,990 דולרים. היא בהחלט זולה מהמערכת של סיסקו.
 
המערכת הזו הוצגה לשוק בתחילת 2017 בארה"ב ואחר כך בכל העולם. המערכת כוללת כלים מובנים להגנה על התוכן. כך, שגם אם תוכן מוצג בו זמנית ממקורות שונים, המידע מכל מקור עדיין ממשיך להיות מוגן והוא לא יכול לעבור למכשיר אחר, ללא הרשאות מתאימות. למערכת יש אפליקציות מתאימות לסמארטפונים. כך, שניתן להפעיל אותה מכל מכשיר קצה כולל מסמארטפונים.
 
המערכת הזו, בניגוד למערכת Spark  של סיסקו, תומכת באופן מובנה וללא צורך בכל אינטגרציה או התאמות, במערכות של עבודה שיתופית בחדרי ישיבות מהסוגים המאוד פופולריים בשוק של: Apple AirPlay & Windows Miracast. המערכת תומכת באופן מובנה במערכות אחרות של פוליקום דוגמת: Polycom RealPresence או המערכת החדשה: RealPresence Immersive Studio Flex Polycom ותומכת באופן שקוף בפתרונות של מיקרוסופט 365 ואף תומכת במערכות הקודמות של סיסקו. לכן, המערכת של פוליקום מתאימה יותר למי שחשוב לו להמשיך ולהשתמש במערכות שכבר יש לו, למשל במערכות של מיקרוסופט או אפל.


 
איך משלבים מערכת תקשורת אודיו / וידאו בחדרי ישיבות חכמים?
הכנסת פתרונות מולטימדיה מבוססות מערכת תקשורת אודיו / וידאו לחדרי ישיבות יכולה להיות יקרה מאוד, אם בוחרים להכניס לחדר ישיבות מוצרי מולטימדיה מתקדמים דוגמת:

• מסכי לד ענקיים, איכותיים וקעורים, עם מסך מגע, ברמת רזולוציה 4K.
• מצלמות HD ברמת 4K, מצלמות מתכווננות (PTZ) לפי הדוברים.
• מערכות קול רגישות המופעלות אוטומטית, ברמת איכות HD.
• תשתיות תקשורת מהירה מבוססת סיבים אופטיים (או תשתיות HDMI) להעברת תמונה איכותית של 4K לכל נקודת קצה.
• מערכות שליטה ובקרה מתקדמות לכל צורך שלא יהיה.

 
לכן, מי שלא מעוניין להשקיע מאות אלפי ₪ (ועד מיליוני ₪) במערכות מולטימדיה יקרות, שדורשות גם תחזוקה מתמדת ויקרה וביטוח הציוד, יכול לקבל תוצאה לא פחות טובה, במערכות מאוד פשוטות ודי זולות הקיימות כיום בשוק, במיוחד על בסיס מערכות הנמצאות בענן של ספק השירות.
 
ניתן לוותר על כל הגימיקים היקרים ולהסתפק במערכת המופעלת על מחשב נייד, או טאבלט ו\או על הסמארטפונים של המשתתפים בדיון בחדר הישיבות, במערכת שמבצעת אינטגרציה של הכל - בענן.
 
הפתרונות שסקרתי (ואחרים, שלא נסקרו כאן), מתאימים לכל עסק, החל ממשרד בודד של חדר אחד וכלה בעסק עם עשרות משרדים או חדרי לימוד. המערכות החדשות מותקנות בענן אבל גם יכולות להיות מותקנות מקומית – On-Premise, למי שמבקש זאת.
 
כיום, הנטייה בשוק מערכת תקשורת אודיו / וידאו בחדרי ישיבות חכמים, לעבור באופן חלקי או מלא לשירותי ענן, בגלל מגוון היכולות, שניתן לקבל בענן (דוגמת הקלטות, גיבוי, שילוב משתמשי הסמארטפונים בחיבור בסלולר ועוד) ובגלל היכולת להוזיל את עלות השירותים ולהיות תחרותיים ויעילים, כדי לענות על הצרכים של הלקוחות.
 
מי עוד מספק מערכת תקשורת אודיו / וידאו לחדרי ישיבות חכמים?
רוב העסקים יעדיפו לקבל שירות מלא "קצה לקצה" כולל התקנת כל האביזרים הנלווים בחדר הישיבות החכם (כולל מסכים, רשת אלחוטית, חשמל, תוכנות שליטה על המקרן וכיו"ב), מספק \ אינטגרטור אחד. כאמור, הספקית המובילה כיום בישראל היא חברת קרמר (Kramer) מירושלים, שמספקת פתרונות "קצה לקצה" לחדרי ישיבות חכמים.
 
מתחרים נוספים בשוק: DM (Dedicated Micros), קרסטון (Crestron), לדיקו-בוש, גטר-טק, Oricon, CSP, Avcom, לוגיטק, Surf Communications, גרינוייר טכנולוגיות, Skype Room System, אודיוקודס, גולדטופ, סוני, ריסקו, בינת מערכות יישום, יורוקום - פנסוניק ועוד.
 
שורה תחתונה בתחום חדרי ישיבות חכמים לעסקים:
רכישת פתרונות מערכת תקשורת אודיו / וידאו לחדרי ישיבות חכמים, כמו כל רכישה בעסק, צריכה להיעשות רק לאחר בחינת צרכי המשתמשים בעסק.
 
עולם התקשורת נע מהר קדימה, והלקוחות העסקיים מחפשים פתרונות, שיוזילו להם את עלויות התקשורת, יהדקו את הקשר עם הלקוחות ויביאו תועלת עסקית.
 
קיום ישיבות של "עבודה קבוצתית" בחדרי ישיבות חכמים, בהן משתפים בדיון את כל מי שיכול לתרום למערכת קבלת ההחלטות בישיבה ולא משנה מיקומו ומכשיר הקצה הנמצא בידו, מוביל לבחירת מערכות תקשורת משולבות של אודיו ווידיאו בענן.
 
בנוסף, יש לשקול גם את רמת האמינות של הספק והאם אפשר לקבל ממנו אחריות ושירות ברמה נאותה (SLA), בלי להיות כבולים אליו לעולמים ב"חתונה קתולית".

מאת: מיכאל פנחס, מהנדס תקשורת, דצמבר 2017.
מחבר המדריך לפתרונות תקשורת ומחשוב ענן ולרכישת מרכזיות טלפון IP לעסקים