בצל הקורונה, 6 מרכיבים הנדרשים לעבודה מבוזרת של מפתחים בחברות תוכנה
מאת: ישי טנצר, 15.3.20, 15:22
 
בעת משבר הקורונה אפשר לעבור למצב של עבודה מרחוק בצורה קלה בלי לפגוע ביעילות ובפרודוקטיביות. טיפים ועצות פרקטיות איך אפשר לעבור לעבודה מרוחקת של מפתחים עם הכנות מינימליות. חלק מהעצות רלוונטי גם לסוגים שונים של עבודה משרדית.
 
עשרות אלפי אנשים נמצאים כעת בבידוד וארגונים ועסקים רבים מנסים לעבור למצב של עבודה מרחוק גם אם לפני זה הם היו לגמרי נגד הדבר. להלן טיפים ועצות פרקטיות איך אפשר לעבור לעבודה מרוחקת עם הכנות מינימליות. המיקוד הוא בחברות תוכנה אבל חלק מהעצות רלוונטי גם לסוגים שונים של עבודה משרדית.
 
מרכיבים עיקריים הנדרשים לעבודה מרחוק:
תקשורת - התקשורת במשרד מסתמכת על פגישות צוות, שיחות אחד על אחד וסתם שיחות מסדרון. יחסית קל להסתנכרן ולהבין איפה הדברים עומדים ועל מה כל אחד עובד. לא כך הדבר כאשר עובדים מרחוק. אז צריך לספק כלים בהם התקשורת מתבצעת ולהגדיר מה ואיך צריך לתקשר. מבחינת כלים יש כלים ייעודים לדבר כגון Slack/Microsoft Teams אבל הכלים האלה דורשים קינפוג ועקומת למידה. לכן ,כרגע תתחילו עם כלי, שממילא כל העובדים שלכם משתמשים בו - Whatsapp. פתחו קבוצות ווטסאפ עבור כל צוות / פרויקט וקבוצה כללית להודעות ברמת חברה. תנסו לחקות את צורת העבודה לה העובדים רגילים במשרד. אם יש לכם מפגש בוקר צוותי הפכו אותו לשיחת ווטסאפ צוותית על הבוקר. הקפידו לפרסם סיכומי פגישות עבור עובדים, שלא יכלו להצטרף. נסו להגיע למצב בו עובד, שנכנס לקבוצת וואטסאפ וקורא את הודעות הצ'ט, מבין את סטטוס הדברים, החלטות שהתקבלו ועל מה הצוות עובד. מומלץ כלי ייעודי TimelinesAI המאפשר לרכז מידע מווטסאפים / איימלים במקום אחד ולהוסיף הערות, טאגים ולשתף בצורה קלה ופשוטה.
 
שיתוף מידע - צריך לוודא, שלכולם יש גישה למסמכים הנדרשים לביצוע העבודה (מסמכי אפיון, סקיצות מסכים ועוד). מומצלץ על שימוש בכלי אחסון מידע בענן כגון Google Drive/Dropbox . קל לפתוח בהם חשבון משתמש, להעלות קבצים ולשתף אותם עם אנשי צוות (כולל הגדרת הרשאות צפייה ושימוש).
 
גישה לקוד וסביבות ריצה - האם הקוד שלכם נשמר ב-Repository מקומי על שרתי החברה או בענן? אם מדובר על שרתים מקומים ודאו, שהמפתחים יכולים להתחבר לשם מחוץ לרשת הפנימית של המשרד. יתכן שלצורך כך יש להגדיר כתובות IP קבועים ולאפשר להם גישה. כדאי לבדוק את הנושא כל עוד העובדים במשרד. כ"כ, ראוי לוודא, שכל אחד מהמפתחים יודע מתי ואיך הוא מעלה קוד לסביבות ריצה. לפעמים במשרד אנשים מסתמכים על הידע של חברים שסביבם ואין נוהל פורמלי לגבי העלאת קוד חדש לסביבות ריצה.
 
גישה לכלי עבודה וקוד - תבדקו אם כלי פיתוח של הצוות מותקנים מקומית על המחשבים או בענן. במידה והכלים מותקנים מקומית תוודאו, שהמפתחים לוקחים את המחשבים הביתה (אם מדובר בלפטופים) או דואגים לאופציה של חיבור מרחוק למחשבים במשרד בכלים כמו TeamViewer. קחו בחשבון, שהפעלת תוכנות התחברות מרחוק משפיעה על המהירות ולכן זו לא אופציה עדיפה.
 
ציוד – תוודאו, שלכל אחד מהעובדים יש את הציוד הנדרש לעבודה מהבית. זה אומר, שכל אחד לוקח מהמשרד לפטופ / עכבר / אוזניות, בקיצור, כל דבר הנדרש לעבודה אפקטיבית. כיוון שהצורך להתחיל לעבוד מהבית יכול לבוא בפתאומיות, כדאי להגדיר כבר מהיום, שכל אחד יוצא הביתה עם פק"ל של כלל הדברים הנדרשים. במקרים מסוימים תצטרכו לשקול לאפשר לעובדים להשתמש במחשבים הביתיים לצורך עבודה עם כל סכנות אבטחת מידע הכרוכות בדבר.
 
אבטחת מידע - עבודה מרחוק מעמידה סדרה שלמה של אתגרים, שלא קיימים בסביבה המשרדית. רשתות ביתיות לא מאובטחות, שימוש במחשבים אישיים, מתן הרשאות להתחברות מרחוק לשרתים ועוד. כדאי להתכונן לדבר מראש ולנסות להוריד סיכונים ע"י נהלים, שימוש בהרשאות גישה, הגדרת רשימות מורשים לפי כתובות IP, גיבויים של מידע רגיש ועוד. תניחו, שבתקופה ראשונה של עבודה מבוזרת יהיו לכם יותר אירועי אבטחת מידע - תערכו לכך.
 
לסיכום, מומלץ לתרגל אופציה של מעבר לעבודה מבוזרת כמה שיותר מהר. לקבוע יום השבוע, שכל הצוות עובד מהבית, לראות מה עובד ומה לא ואילו בעיות צצו כדי שניתן יהיה לפתור אותן מבעוד מועד.
 
מאת: ישי טנצר, ינואר 2020.
מנכ"ל חברת איניטק
https://www.initech.co.il
contact@initech.co.il