ERP מודרני - ציפיות גבוהות
מאת: שמעון כהן, 16.6.16, 09:24
 
11 שיקולים, שמנהלים צריכים לקחת בחשבון, כאשר הם בוחרים פתרון ERP, שיתמוך בצרכים נוכחיים ויספק פלטפורמה לצמיחה.

כאשר אתם חושבים על ERP, מהי בדרך כלל האסוציאציה הראשונה שלכם? שאלו את חבריכם לעבודה לאילו יכולות ופונקציות הם מצפים בפתרון ה-ERP, ותשמעו שורה שלמה של נושאים, החל מיכולות אדמיניסטרטיביות מסורתיות דוגמת הנהלת חשבונות, ועד אינטגרציה מלאה עם יוזמות שוטפות מול לקוחות וספקים. לאכזבתנו, אריזה בוהקת של יכולות ליבה פיננסיות עם כמעט כל סדרה אחרת של יכולות נקראת (שלא בצדק) חבילת "ERP".

האתגר של ספקי ה-ERP הוא לספק ללקוח את הסדרה הנכונה של יכולות ליבה, אך לאפשר לו גם להיכנס עמוק יותר לתוך תחומים ספציפיים, ככל שהצרכים שלו בפועל משתנים. לדוגמה, פתרון ERP מספק יכולות תכנון בסיסיות (שאינן מתחשבות במגבלות הייצור של הארגון), אבל ללקוח יש את האפשרות לבצע תכנון מפורט תחת סדרה של מגבלות ואילוצים המאפיינים את מערך הייצור שלו (כגון כמות מכונות, כמות עובדים וכו').

הנה כמה שיקולים, שיש לקחת בחשבון, כאשר אתם בוחרים את פתרון ה-ERP הבא שלכם:
 
הגדירו את הצרכים הנוכחיים שלכם ואת צרכי העתיד וחשבו כיצד לגשר ביניהם. התחילו עי"כ, שתשאלו כל ראש תחום בארגון מהן היכולות, שהוא זקוק להן כיום. לאחר מכן קחו בחשבון את האסטרטגיה של החברה ואת השלב בו היא נמצאת, בהתבסס על גורמים כמו גידול במכירות (לדוגמה, כאשר אנו מגיעים ל-500 לקוחות, נצטרך פתרון CRM), מיקום (כאשר אנו עוברים לאסיה, נצטרך מודול פיננסי מקומי) ומספר עובדים (כאשר אנו מגיעים ל-3,000 עובדים, נצטרך פתרון HR מלא). גישה זאת תספק בסיס לבחינת יכולות נוספות, שתידרשנה בהמשך, מבלי לנפח את רשימת הדרישות הראשונית שלכם.
 
השתמשו בהדגמות של ספקי התכנה ככלי לבחינה ומיקוד הדרישות שלכם. לעיתים קרובות מידי, ספקים משתמשים בתבנית קבועה כאשר הם מעבירים הדגמות. הם עושים זאת כדי לפשט את ההשוואות. אולם, הדבר יכול לגרום לוועדת בחירה להמעיט בערכם של גורמים מסוימים כמו פונקציונליות ספציפית לתעשייה, יכולת הרחבה, אינטגרציה או שימושיות. הגדירו בזהירות את היקף פרויקט ה-ERP שלכם, בהתבסס על הצרכים הנוכחיים של החברה. הדבר יאפשר לספקים להיות מפורטים יותר בהצעותיהם. יחד עם זאת, יש לאפשר גם זמן לספקים להציג את האסטרטגיה שלהם בשלמותה, את פורטפוליו המוצרים ואת מפות הדרכים. הדבר יאפשר לצוות שלכם לשקול את הפוטנציאל של כל ספק כשותף אסטרטגי.
 
היערכו עם הצוותים מוקדם. הבטיחו, שמהלך הפרויקט ברור ומדויק ומקבל את תמיכתם של הצוותים הפנימיים, כולל המנהלים הבכירים בארגון. ישרו קו עם מקבלי ההחלטות בארגון מוקדם ככל שניתן, שתפו חתך רוחב של צוותים בוועדת הבחירה ושקלו את סיועם של יועצים נבחרים. המומחיות הזאת תוכיח עצמה כרבת ערך בשלבים הראשונים של תהליך הבחירה.
 
קבלו טיפול ייחודי. בחרו פתרון ERP המתאים לצרכים הייחודיים של התעשייה שלכם. בחירת פתרון בעל פונקציונליות הנותנת מענה לצרכים ספציפיים לתעשייה, טרמינולוגיה ורגולציה, תעזור לכם לצמצם את הצורך בהתאמות יקרות.
 
היצמדו ככל הניתן לפתרון המדף - אמרו לא לפיתוח. הימנעו מהתאמות ככל האפשר. הן גורמות לקשיים בשדרוג ה-ERP שלכם ובתמיכה בו. במקום זאת, שקלו אימוץ תהליכים סטנדרטיים ושנו את שיטות העבודה שלכם. ע"י אימוץ ERP המבוסס על Best Practices, תוכלו לנצל את הניסיון והיעילות המגיעים עם הפתרון עצמו.
 
בחנו את תהליכי האו"ש שלכם. נצלו את ההזדמנות שאתם מחליפים את מערכת ה-ERP ובחנו מחדש את תהליכי האו"ש (ארגון ושיטות) שלכם. לעיתים קרובות תהליכים אלv הם תולדה של פשרות עבר, וכעת יש הזדמנות לבחון אותם ואולי לשונותם.
 
חווית המשתמש היא השליטה העליונה. כאשר אתם בוחרים פתרון ERP, קחו בחשבון את קלות השימוש ואת חווית המשתמש. פתרון אינטואיטיבי מאד מזרז את תהליך היישום ומצמצם את הצורך בהכשרה ראשונית ומתמשכת.
 
השתמשו בטכניקות הדרכה לפי הצורך. בעת שאתם בוחרים בפתרון ERP ומתכננים את שלב היישום, אפשרו הדרכה מתאימה לצוות העובדים, אבל בחנו גם את יכולות ההדרכה והתמיכה אד-הוק של הספק. בנוסף, הבטיחו, שכל גרסה חדשה תהיה מלווה בהכשרה ופיתוח. כך, שמשתמשים יוכלו להדביק את הקצב עם הפונקציונליות החדשה ויתרונותיה.
 
הציבו ציפיות ריאליות. אל תנסו למהר או לדלג על צעדים הנחוצים בתהליך יישום בשלבים. מצב זה יכול להתרחש כאשר היישום מנוהל ע"י אנשים, שלא היו מעורבים בתהליך הבחירה של הפתרון. צוות הבחירה חייב להיות מעורב בתהליך היישום כדי להשיג את הערך, שהוא הציב.
 
התקשרו, שתפו פעולה ותעדו. עקבו אחר ההחלטות הנוגעות להיקף הפרויקט, הציפיות שלכם ומה שניתן להשיג בפועל. שתפו פעולה עם ספק ה-ERP שלכם כדי לשמוע על אסטרטגיות יישום מצליחות ונצלו את הידע והניסיון שלו מיישומים מצליחים אחרים. למרות שאין פרויקט ERP הדומה למשנהו, אתם לעיתים קרובות יכולים למנף טקטיקות, שהוכחו כמוצלחות, ביחד עם ארגז הכלים של הספק. מעבר לכך, הציבו לפחות מטרה אחת, שניתן להשיגה בקלות. אנרגיה טובה ודינמיקה חיובית אף פעם לא הפריעו לקידום פרויקט.
 
התחשבו בעלות הבעלות הכוללת ובגידול. הכניסו בחשבון את עלויות התכנה, עלויות היישום ועלויות התחזוקה. בחנו הערכות לגבי פיתוח (טיפ: הן תמיד יותר גבוהות מהמתוכנן). בקשו מהספק הצעה במחיר קבוע (FIX). כך תדעו לצפות את עלות הבעלות האמתית.
 
בין אם אתם מפתחים מוצר לשוק תובעני, מוסיפים שירותים רבי ערך או מתמחים במוצרים איכותיים המיוצרים לפי דרישה, פתרון ERP גמיש מאפשר לכם להתמקד בפרטים העושים את כל ההבדל ללקוחות. כאשר אתם מחפשים מקורות חדשים להכנסה ודרכים למשוך לקוחות חדשים, תעריכו את היכולת להתמקד בהיבטים המבדלים הללו - מהירות, איכות, חדשנות ושירות. בחרו פתרון ERP, שיתמוך בצרכים הנוכחיים שלכם ויספק פלטפורמה לצמיחה.
 
מאת: שמעון כהן, יוני 2016.
סמנכ"ל פיתוח עסקי ולקוחות אסטרטגיים בחברת Intentia.