5 טיפים איך ממקסמים את הרווח מרכישת תוכנה לארגון ולעסק
מאת: נדב ווקס, 7.10.16, 07:10

בעולם תחרותי רכישת תוכנה לארגון/עסק יכולה להיות הפתרון המהיר והטוב ביותר. כיום חברות רבות מציעות מוצרי BI, CRM ו-ERP באיכות גבוהה, אבל איכות התוכנה אינה הפרמטר היחידי, שיקבע את הצלחת המהלך.
 
כדי שתקבלו את המוצר הטוב ביותר עבור החברה, מצורפים 5 טיפים, שכדאי להכיר לפני שמשקיעים ורוכשים תוכנה חדשה:

1. יישום וניהול הפתרון (Solution governance)

גם אם החוזה מכיל את כלל הנושאים המשמעותיים לארגון/עסק חשוב להבין, שיישום החוזה הוא כבר סיפור אחר. כדאי לוודא, שמיישמים את הפתרון, שנבנה עבור הארגון/עסק, בצורה האופטימלית ביותר ושישנו מנגנון ניהול פתרון איכותי ויעיל.

לצורך כך, דרשו מהספק למנות ספונסר בכיר לפרויקט (Project sponsor) בדרג סמנכ"ל, שישמש כמוקד קשב בכיר ובעל השפעה לכל הצרכים הנוגעים לפתרון שרכשתם. בנוסף, ספונסר זה יכול גם להוות דרג בכיר ויעיל למקרים של אסקלציה. גם אם יש ספונסר בכיר מצד הספק לפרויקט, קריטי לייצר מנגנון ניהול פתרון איכותי. לכן, דאגו להקים צוותי עבודה וצוותי ניהול סיכונים, שיפגשו בתדירות קבועה לפחות אחת לשבועיים. הצוותים צריכים להיות בנויים מגורמים מקצועיים רלוונטיים מצד הארגון/העסק ומצד הספק. לבסוף מסדו לצוותים אלו צירי אסקלציה, שמוודאים, שהספק ייתן לכם מענה בפרק זמן קצר ומוגדר מראש. כך, תוכלו לוודא, שניתן לארגון/עסק הקשב הדרוש להצלחת הפרויקט.

2. Compatibility - התאימו את התוכנה לתשתיות שלכם

לכל תוכנה יש דרישות סף חומרתיות ותוכניתיות כאלו ואחרות. לכן, המצב, שנרצה להימנע ממנו, הוא המצב בו הארגון/העסק נדרש לשנות את התשתיות, כדי שיהיו מותאמות לתוכנה שרכשתם.

בפשטות, אל תרכשו שום דבר, שאתם לא יכולים להריץ. עדיף לדרוש מחברת התוכנה להתאים את עצמה אל הארגון/העסק. לעיתים, רכישת התוכנה היא קטליזטור לשדרוג התשתיות בארגון/עסק, במידה ואכן נדרש שדרוג כזה, זו הזדמנות לקבלת קשב מהנהלה, או במקרה אחר, לערב את הספק ברכישת הציוד וכך להוזיל עלויות.

3. דרשו פיתוח המאפשר גמישות ושינויים

במציאות בה טכנולוגיה חדשה רלוונטית רק לשנים ספורות מרגע היציאה, אי אפשר יותר להשתמש באפקטיביות במתודולוגיות פיתוח, שלא מאפשרות עדכונים תכופים ושינויים. חשוב לעגן מראש בחוזה את היכולת של הארגון/עסק לשנות את היקף העבודה, תוצריה ואף לאפשר לשנות ולשפר את התכולות, שפותחו בעבר.

הסיכון בסוג פיתוח כזה הוא, שהספק ידרוש מכם תוספת תשלום על כל תוספת או שינוי. לכן, דרשו מהספק לתמחר את כוח האדם, שהוא משקיע בארגון/עסק ולא את התכולות. ככה תוכלו לנהל את הנדסת הפתרון שלכם בצורה האופטימלית ביותר ולא להיפגע משינויי מחירים תכופים.

4. בחירת הספק - SLA ותמיכה

כביכול מדובר בטיפ גנרי, הרי ברור, שתוכנה, שאי אפשר לתפעל, היא פתרון לא אפקטיבי, כמו לא לקנות תוכנה בכלל. עם זאת, יש כמה דגשים קריטיים שחשוב להכיר בבחירת הספק.

• כדי לייצר מודל תמיכה אפקטיבי, נכון לתת למשתמשים מוקד תמיכה ייעודי לכלל סוגי התקלות- SPOC (Single Point of Contact). מוקד זה ימנע בלבול של המשתמשים בהבנת מבנה הארגון/עסק. יתרון נוסף הוא, שהמוקד הייעודי יכיר את הארגון/עסק לו הוא נותן שירות, את הקונפיגורציות והמאפיינים היחודיים שלו.
• ניתן למדוד SLA בתצורות של זמינות. חברות רבות תצענה לכם זמינות באחוזים. מדובר בהתחייבות טובה, אך חלקית. לדוגמא, זמינות של 99.99 מאפשרת לחברה כמעט שעה של השבתה בשנה. יחד עם זאת, מספר השבתות של מספר דקות במהלך שנה, עלול לעמוד ב- SLA אך לגרום נזק לא קטן לארגון/עסק. לכן, הגבילו את הזמינות גם באורך אירוע בודד, בהפרשי הזמנים בין האירועים, ובמספר האירועים עצמם.

5. עדכוני גרסה

עדכוני גרסה הם הזדמנות בשביל הספק להיטיב עם עצמו. כלומר, להוציא גרסאות ישנות של מערכות הפעלה מתמיכה, לייצר התאמה הולמת יותר עם טכנולוגיה מיושנת ולבטל פיצ'רים, שמורכב לתחזק. מצד אחד, אין בכך שום רע, כל עוד זה לא מגיע על חשבון הארגון/עסק. מצד שני, עדכוני תוכנה יכולים להיות הזדמנות מצוינת כדי לשנות את מה שפחות עובד ולהוסיף שיפורים ייעודיים.

וודאו, שהספק מתייעץ איתכם לפני עבודה על גרסאות חדשות והימנעו ממצב בו הארגון/עסק צריך לשנות את מצב התשתיות כדי לעמוד בעדכון הגרסה.

במידה והארגון/עסק צורך שירותי תוכנה בענן, עמדו על הזכות לסרב לעדכון גרסה, שיפגע בעבודה. את הנושא הזה רצוי לעגן מבעוד מועד בחוזה, משום שיהיה קשה לרתום את הספק לכך, לאחר מכן.
 
לסיכום, ההשפעה של תוכנה חדשה ואיכותית על הארגון/עסק יכולה להיות משמעותית ובמקרים מסוימים, אף להוות יתרון על פני המתחרים בעזרת התוכנה. אם מראש תדעו, שיש לכם ראש שקט לאחר החתימה על החוזה, תוכלו להפנות את הקשב והמשאבים לדברים אחרים ולמקסם את הרווח מהתוכנה.

מאת: נדב ווקס, אוקטובר 2016.
מנהל פרויקטים בתחומי IT בחברת Energy Team