תמורה עבור ההשקעה - העלויות הנסתרות במחלקת IT בכל עסק או ארגון
מאת: דוד בן טולילה, 27.10.16, 17:00
 
מול התסכול הגובר של עלייה בעלויות משאבי ה-IT בארגון, המסר הוא חד וחלק: צריך וניתן לייעל את ההתנהלות התקציבית של מחלקת התשתיות. 7 טיפים למנמ"רים, מנהלי תשתיות ו-IT.
 
ברור כי ניהול תקציב נכון ועמידה בו הם תנאי הכרחי ליציבות כלכלית ותפקוד נכון של מחלקת ה-IT. בעקבות התפתחות התשתיות הטכנולוגיות, עלויות המשאבים הולכות ויורדות אך יחד עם זאת עלויות ה-  ITעבור הארגון גדלות. זו מגמה המחייבת את אנשי ה-IT לשפר ולייעל משמעותית את ניהול התקציב כדי שתהיה תמורה רבה יותר עבור ההשקעה, תוך התמודדות עם עלויות, שלעיתים נסתרות. המטרה היא לנהל נכון את תקציב המחלקה לאורך זמן מול התכנית העסקית של הארגון ולמזער "הפתעות" בתקציב.
 
להלן המדריך המלא.
 
קחו בחשבון מראש את כל המשאבים הנדרשים לפרויקט – לרוב, גוף התשתיות בארגון רוכש במרוכז תשתית שרתים, אחסון, תקשורת ואבטחת מידע ברמת הארגון וכלל העלויות הנ"ל אינן באות לידי ביטוי כשמתקצבים פרויקט בודד, שצורך חלק, שנתפס קטן מאותה תשתית גדולה. כשמגיעה למחלקת התשתיות בקשה להקצאת שרת וירטואלי חדש, בד"כ לוקחים בחשבון את עלות כוח העיבוד והזיכרון ונפח הדיסק נטו הנדרשים עבור אותו שרת, נניח טרהבייט אחד. לעתים לא לוקחים בחשבון, שעוד טרהבייט של מידע, מגובה מספר פעמים, משוכפל לסביבות נוספות כמו בדיקות ו-PreProd, משוכפל לאתר ה-DR ולעתים מגובה אף שם מספר פעמים.
 
כמו כן, לא לוקחים בחשבון את עלויות המתקן, התקשורת, אבטחת המידע וכו'. הטעות כאן נובעת מכך, שעלויות אלו אינן משתנות ביחס ישיר ומידי לכמות השרתים, אך בפועל הכרחי לקחת אותם בחשבון כדי לייצר תמחור אמין של עלות משאבי ה-IT בארגון ומכאן מהן באמת עלויות המשאבים המוקצים לפרויקט.
 
קחו בחשבון את עלות התמיכה במשאבי ה-IT הנדרשים לפרויקט - כמות הפרויקטים של מחלקת ה-IT נמצאת בעליה מתמדת. מעבר למשאבי ה-IT הנדרשים לביצוע הפרויקט, נדרשת גם תמיכה, שאת עלותה לרוב לא מנהלים ומתמחרים מראש. בעקבות כך נוצר פער גדול ומשמעותי ברמת השירות, שכן אותה מחלקת תשתיות מתמודדת עם תמיכה בכמות הולכת וגדלה של משאבי IT ללא מענה הולם. דבר זה מוביל למתח בין אנשי התשתיות, שמבקשים תגבור נוסף מהארגון, שאינו תמיד מבין מדוע נדרש להגדיל את המחלקה או למצוא פתרונות אחרים, שייעלו את תפקודה. כך, שתוכל להתמודד עם העומס ההולך וגובר. 
 
הקפידו לנהל את ההוצאות הצפויות - מנהלי התשתיות עוסקים בעיקר בעבודה השוטפת בטיפול בתקלות, תחזוקה, שדרוגים, עליות לאוויר, דרישות משתמשים, הקצאות משאבים ועוד. קיים קושי למנהל התשתיות להתנתק מהעבודה השוטפת ולספק למנמ"ר ולהנהלת הארגון תכנון תקציבי ארוך טווח. לרוב אין למחלקת IT תכנית עתידית להוצאות צפויות והתקציב נקבע לרוב אחת לשנה ומקסימום שנה נוספת קדימה. כתוצאה מכך, הפרויקטים העתידיים מושפעים באופן ישיר. כדי להימנע מעלויות נסתרות מומלץ לתכנן תקציב ל-3 שנים קדימה לפחות. בפועל ניתן לדעת, לתכנן ולהעריך מראש לא מעט מעלויות רכיבי תשתיות ה-IT.
 
תעבדו במודל שימוש נכון לארגון - מנהלי התשתיות נמצאים תמיד בחוסר וודאות והם לא יודעים מהם הצרכים המשתנים ואילו פרויקטים עתידיים להתקיים בעקבות הגידול הטבעי של הארגון. לרוב הארגון רוכש את המשאבים ל-3 שנים הקרובות בהתאם לצפי. מנהל התשתיות לא לוקח בחשבון פרמטרים ומשתנים רבים וקונה כבר מהיום הראשון יישומים ותשתיות טכנולוגיות, שלא בהכרח יהיה בהם צורך וינוצלו באופן מלא. כיום ניתן לרכוש שירות המאפשר נגישות וגמישות כאשר משלמים על השימוש בלבד בהתאם לצורך.
 
היום, השימוש בשירותי ענן נעשה שכיח יותר גם בארגונים גדולים המצויים תחת רגולציה קפדנית. שירותים אלה מאפשרים מעבר לתשלום רק עפ"י צריכה גם גמישות רבה בהתאמת כמות המשאבים לצורכי הארגון ו-Time To Market גבוה. בנוסף, קיימים מודלים פחות מוכרים, בהם ספקים בעולם האחסון והשרתים מוכרים פתרונות On  Premise , וגובים תשלום עליהם לפי הצריכה. בצורה זו, מי שעדין חושש או מוגבל רגולטורית ביציאה לענן, יכול ליהנות ממשאבים ייעודים לו, שמצויים במתקניו ובשליטה מוחלטת שלו, אך יחד עם זאת, לאפשר גמישות תפעוליות ותקציבית בדומה לענן.
 
"מרכזי ויקר לו, מבוזר וזול לו" -  הבאז החדש בעולם התשתיות הוא טכנולוגיית Hyper Converge. אחרי שבמשך שנים הורגלנו למרכז את התשתיות למערכות מרכזיות ויקרות של אחסון מרכזי וחוות שרתים, מגיע הטרנד החדש והופך את הקערה על פיה. הטכנולוגיה החדשה מאפשרת, רכישת מערכות של שרתים עם דיסקים מקומיים, שכוללים את כלל מנגנוני היתירות, הניהול והכיווץ, שהתרגלנו לקבל במערכות המרכזיות והיקרות וכל אלה בעלויות נמוכות באופן משמעותי.
 
לא חייבים לקנות הכל מאותו הספק - הקפידו לבחון כל הזמן מודלי שירות, שיכולים לייעל באופן דרמטי את התקציב. בעבר, רכישת מערכת מספק מסוים הייתה מחייבת את רכישת התמיכה והאחזקה מאותו ספק. כיום יש חברות המאפשרות רכישת תמיכה מקצועית, מקומית ובעברית, בעלויות הקטנות משמעותית מעלויות התמיכה המקוריות של הספק הבינלאומי.
 
יד שניה זו לא מילה גסה - מדהים מה ניתן למצוא כיום אצל חברות המתמחות ברכישת תשתיות IT, שיצאו משימוש מארגונים גדולים, שדרוגם ומכירתם במחירים זולים משמעותית, תוך מתן תמיכה ואחזקה מלאה.
 
לסיכום, מול התסכול הגובר של עלייה בעלויות משאבי ה-IT בארגון, המסר הוא חד וחלק: צריך וניתן לייעל את ההתנהלות התקציבית של מחלקת התשתיות.

מאת: דוד בן טולילה, אוקטובר 2016.
מנכ"ל ומייסד חברת Energy Team
http://www.energyteam.co.il/