עבודה קבוצתית בפייסבוק - האם הפתרון הזה מתאים לעסק שלי?
מאת: מיכאל פנחס, 4.2.18, 17:37
 
לא רק  לארגונים גדולים יש צורך בפתרונות "עבודה קבוצתית". גם לעסקים ברמות SMB/SME יש צורך כזה ורצון לחסוך בהוצאות ולעבוד בפרודוקטיביות מבלי להתפשר על רמת האבטחה והיכולות. האם הפתרון  Workplaceשל פייסבוק (חינמי ברמה הבסיסית) מתאים לעסק שלך? מהם הפתרונות המתחרים? מהם 3 השיקולים לבחירת שירותי תקשורת בענן ל"עבודה קבוצתית"?
 
לעסקים קטנים, בדיוק כמו לעסקים גדולים, יש לעיתים אותם צרכים בתחום התקשורת והטלפוניה וניהול העבודה והעובדים בתוך העסק. זאת, במיוחד כאשר יש לעסקים הללו שלוחות וסניפים, בין ברחבי הארץ ובין ברחבי העולם.
 
במושג "שלוחות" נכללים גם המקרים בהם העסק מעוניין, ששלוחת טלפון בביתו של בעל תפקיד בעסק תהיה מחוברת למרכזיה הארגונית וכן בכל המקרים, שבהם יש רצון או עניין לחבר את הסמארטפונים של המנהלים והעובדים למרכזיה העסקית, כשהם נמצאים בכל מקום ברחבי הארץ או ברחבי העולם, או כשיש לעסק "עובדים ניידים" המבצעים עבודתם מחוץ למתחם המשרדים של העסק.
 
המעבר לשירותי ענן, שירותים ניידים ומרכזיות IP וירטואליות, מאפשר היום, יותר מתמיד, שילוב של כלי עבודה חברתיים ("עבודה קבוצתית") במערכות הקיימות. השוק העסקי מוצף כיום בכלים עסקיים מתקדמים כאלה ל"עבודה קבוצתית". השפע של הכלים יכול לבלבל כל מנהל, עד כי רבים מהססים להיכנס ולהשתמש באחד הכלים הללו.
 
ארגונים ועסקים חושבים, שאם מקימים פורטל עסקי, זה יפתור את הבעיה של "עבודה קבוצתית". אולם, המציאות מראה, שזה לא כך. גם הפורטלים לא מתעדכנים, אינם ידידותיים, לא מתאימים למכשירים הניידים הקיימים כיום בידי העובדים, והעיקר: אין בהם איסוף, ניתוח ושיתוף ידע. זה חד-כיווני.
 
ההטמעה של המערכות החדשות ל"עבודה קבוצתית וחברתית" היא מאוד קלה. אין בהן שום עקומת למידה, כי המערכות החדשות נראות לעובדים בדיוק כמו כל רשת חברתית, שהם רגילים להיות בה במרחב האינטרנט הציבורי שלהם. בדיוק אותו דבר. המערכות החדשות מתאימות לכל השפות הנפוצות והן מותאמת לתרבויות השונות. הכל ניתן בהתאמה מקומית, כי הכל ממוקד באנשים.
 
המערכות החדשות יכולות להיות סגורות, פתוחות לקבוצות מסוימות, או פתוחות עד וכולל הלקוחות. ניתן לקבוע רמות אבטחה והרשאות שונות. המערכות המומלצות הן מערכות המקיפות גם ספקים, שותפים ולקוחות. ניתן להגדיר אזורי עבודה שיתופיים לקבוצות עבודה, כולל שיתוף אנשים מבחוץ, למשל קבלנים ויועצים, מבלי לפתוח עבורם את כל המערכת.
 
כל התוכן נאגר ומנותח בזמן אמת וניתן לראות מה השפעתו של כל פריט תוכן, לאן הוא הגיע, על מה ומי הוא משפיע, בין בתוך העסק ובין מחוצה לו.
 
הדבר הראשון והחשוב ביותר למנהלים: ניתן לראות בקלות את כל הקשרים בין האנשים ובין המחלקות בעסק. כך, ניתן גם לקבוע יעדים עסקיים לכל קבוצה. ניתן לשלב בזה כלים תומכים דוגמת גמיפיקיישן (מישחוק), כדי לעודד אנשים, שלא רגילים להשתתף ברשת חברתית, להיכנס ולשחק, מה שיוצר תחרות יפה בין אנשים ומגביר את הקשרים החלשים.
 
המתחרות הגדולות של הפתרונות הללו הן האדישות וחוסר האכפתיות. עסקים וארגונים רבים לא רוצים את הפתרון של ארגון ידע ו-Social, וחושבים, שהם יודעים הכל ושלא צריך שום דבר ושום כלי ל"עבודה קבוצתית וחברתית" ושלא צריך למדוד ולאגור את הידע, שנצבר ע"י המנהלים והעובדים בעסק, במהלך עבודתם.
 
מה זה Workplace של פייסבוק?
יותר מ-30,000 ארגונים ועסקים משתמשים כיום ב-Workplace, פי 2 מאשר באפריל 2017. נוצרו בו יותר ממיליון קבוצות של צוותי עבודה, ומשתמשים בו ב-79 שפות ברחבי העולם. בין הארגונים המשתמשים בו: וולמרט, הייניקן, ספוטיפיי, סטארבקס, אייר אסיה, דלתא, טלנור, וירג'ין אטלנטיק וליפט.
 
שירות Workplace של פייסבוק למקומות עבודה ציין באוקטובר 2017 שנה להשקתו, ולרגל חגיגת השנה לשירות הזה, פייסבוק הציגה את אפליקציית Workplace Chat לדסקטופ, כתוספת לשירות העסקי הזה.
 
כעת, ניתן להוריד את האפליקציה למחשב האישי, ל-Mac לאנדרואיד או ל-iOS. בנוסף, Workplace כבר השיקה וידאו צ'ט לקבוצות (שירות בשם Group Video Chat). כך, שניתן יהיה ללחוץ על כפתור בצ'ט של הקבוצה ומיד להתחיל בשיחת וידאו של הצוות.
 
פייסבוק חשפה לאחרונה את הדור הבא והחדשני ביותר של השירותים הווירטואליים שלה בשם: Facebook Spaces, שירות הנמצא כעת בבטא חופשית לשימוש (חופשי למי שרוכש משקפי Oculus), כדי לספק למשתמשי הקצה חוויה תלת-ממדית (במכונה בשם VR - ר"ת: Virtual reality), למי שמשתמש בכלים של פייסבוק. בהחלט חוויה, ששווה בהתנסות.
 
Workplace גם מציג למשתמשים עיצוב עדכני בכל הפלטפורמות שלו כדי להקל בחיבור ובניווט בעת השימוש בכלי הזה, על כל מכשיר קצה (המחובר כמובן לרשת האינטרנט), בכל מקום. כך, ש"עבודה קבוצתית" וניידת הופכת למשימה פשוטה וחווייתית.  
 
החלק החשוב ביותר בשירות Workplace של פייסבוק: השירות הזה, ברמה הבסיסית שלו, הוא חינמי לחלוטין. ניתן להתנסות 90 יום ללא עלות בשירותי הפרימיום, ולהחליט אם לקחת את חבילת הפרימיום, שמסופקת במחירים מצחיקים: 3 דולרים לחודש לכל משתמש קצה עד 1,000 משתמשים, 2 דולרים לחודש מ-1,000 משתמשים עד 10,000 משתמשים, ו-1 דולר לכל משתמש נוסף מעל ל-10,000 משתמשים.
 
לרוב העסקים ברמת ה-SMB וה-SME, החבילה הבסיסית והחינמית מספקת למעשה כמעט את כל הצרכים שלהם ל"עבודה קבוצתית". 
 


האם הפתרון Workplace מתאים לעסק שלי?
מדובר בסביבת עבודה מוכרת וקלה לתפעול, המבוססת על Facebook Messenger אותה התאימה החברה למסגרת של קבוצות עבודה בארגונים ובעסקים בכל סדר גודל.
 
למרות שמדובר בהמרה של האפליקציה, שקיימת כבר מזה שנה עבור הטלפונים החכמים, פייסבוק הרחיבה את האפשרויות בגרסה הממוחשבת אותה היא מכנה Workplace Chat לכל פלטפורמה (כולל חלונות ומק) והיא מציעה קצת יותר מאשר רק תקשורת טקסטואלית במסגרת קבוצת עבודה. המשתמשים בה יוכלו במקביל לבצע שיחות ועידה בווידיאו עם חבר אחד או יותר, עד כל הקבוצה, הם יוכלו לשתף את המסך בו הם צופים באותו רגע עם הקבוצה, והם גם יוכלו לשתף בקלות קבצים אחד עם השני.
 
מעבר לכך, פייסבוק הודיעה, שהיא גם דאגה לכלול אלמנטים חברתיים בגרסה זו. כך, שניתן יהיה להשתמש באזכורים ע"י שימוש בתחילית @, לצרף תגובות מבוססות אימוג'י ועוד.
 
גרסה זו מצטרפת לפורטפוליו של פייסבוק, שנה לאחר שהשיקה את גרסת המובייל של ,Workplace כדי להביא את פייסבוק גם לסביבה העסקית, ככלי עבודה. לטענת החברה, מדובר בהצלחה גדולה ביותר בכל רחבי העולם. אין ספק, שהמחיר (אפס דולרים בגרסה הבסיסית), תרם אף הוא לפופולריות העצומה של הגישה הזו.
 
השימוש ב-Workplace בקרב ארגונים ועסקים הוא מגוון. כך למשל, חברת התעופה דלתא השתמשה ב-Workplace בזמן ההוריקנים בארה"ב לתקשורת ותיאומים בזמן אמת;  בארגון Oxfam - קונפדרציה של ארגונים בינלאומיים העוסקים בפתרון לבעיית העוני בעולם  -אחד העובדים שיתף וידאו על משימתו לסייע בהבאת מים נקיים לכפר בתימן. הווידאו הזה הפך אמצעי לגיוס תרומות, שהארגון שיתף עם תורמים. חברת המשלוחים Deliveroo משתמשת בבוט המתריע כאשר מבקרים מגיעים למשרדים, ובנק RBS בנה בוט על גבי Workplace המסייע בפתרון שאלות ובעיות טכנולוגיות במשרד, מה שפינה יותר זמן לצוותי התמיכה לעסוק במשימות מורכבות יותר.
 
האם יש מתחרים ל-Workplace?
בהחלט. יש כיום מגוון רחב של פתרונות ומערכות ל"עבודה קבוצתית" שנפוצות בעולם העסקי דוגמת: Slack, Jive, WhatsApp for Business, סקייפ לעסקים, G Suite, Rainbow, Quip, Yammer, Microsoft Teams, Cisco Jabber, Cisco Spark, IBM Connections ועוד.
 
פתרונות נוספים ל"עבודה קבוצתית וחברתית" הקיימים בשוק העולמי והישראלי: Unison, TIBCO, Huddle, CotApp, ButN, MailBox, MeetTheBoss, Fastsee Zoho Social, (פתרון ישראלי חדש שכבר מצליח בארץ), Dapulse (פתרון ישראלי), Connecteam, PROCOMZO, (BroadSoft (Team-One, Trello (Altassian), ,Samsung DeX Sprinklr, Memeni, Zoom, Veon, (Unify (Circuit, Fuze (Spaces), MiTeam, Glip,  ( Redkix ,Avaya (Zang Space(פתרון ישראלי חדש), Harmon.ie (פתרון ישראלי) ועוד.
 
אין ספק, שכל היישומים הללו, שהם כרגע אפליקציות המופעלות כמו כל אפליקציה, יהפכו תוך שנה עד 3 שנים לאפליקציות המופעלות בקול. היתרונות של המעבר לפקודות קוליות, שרצות מעל לרשת האינטרנט, הן עצומות והתחום הזה יצמח בצורה חזקה בשנים הקרובות.
 
בנוסף, מתפתח כיוון חדש של שימוש בצ'טבוטים בעסקים, בעיקר לצרכי שירות לקוחות. רוב הצ'טבוטים, שמפותחים בשוק העסקי, מתבססים על המנוע והכלים של פייסבוק - מסנג'ר וחלק על כלים של החברות המתחרות דוגמת מיקרוסופט. בנוסף, יהיה מעבר לשימוש ב-VR, דוגמת השירות Facebook Spaces שיצא לדרך ב"השקה רכה".
 
איך בוחרים שירותי תקשורת בענן ל"עבודה קבוצתית"?
כיום, מנקודת מבט של השוק הישראלי, השיקול הראשון הוא האם המערכת מופעלת בעברית והותאמה לישראל. חלק מהכלים הנמצאים בשוק אינם עונים על התנאי הבסיסי הזה ולכן למי שהעברית (או לחילופין ערבית, שבה קיימת אותה הבעיה של שפה שמית הנכתבת מימין לשמאל), חשובה לו, חלק מהכלים ברשימה לא רלבנטיים עבורו.
 
הכלים המובילים ל"עבודה קבוצתית וחברתית", שתומכים במלואם בעברית כמו הכלי של פייסבוק ומתאימים לשוק הישראלי הם: Jive, Workplace ו-Yammer (שלושתם בעדיפות גבוהה), Zoho Social (פתרון ישראלי חדש), Dapulse (פתרון ישראלי חדש), PROCOMZO, Spark, Connecteam, Rainbow ו-G Suit של גוגל.
 
מבין המועדפים, מערכת Jive מתאימה יותר לעסקים בינוניים ומעלה, Workplace ו-Yammer מתאימים לכל סדר גודל של עסקים.
 
השיקול השני הוא: האם יש עניין להשתמש במערכת "עבודה קבוצתית" המגיעה ביחד עם פתרון עסקי מרכזי, שהעסק משתמש בו. הדוגמה הכי בולטת היא מיקרוסופט, שמספקת אוסף גדול של כלים לכל צורך לעבודה קבוצתית במסגרת חבילות אופיס 365 המשולבות עם סקייפ לעסקים, Yammer ו-Teams. מי שנשען על פתרונות של סיסקו ייטה לבחור במערכת של סיסקו - Spark. למי שכלי התוכנה העיקרי אצלו בעסק מבוסס על פתרון של סיילספורס, יעדיף אולי להשתמש ב- .Quipמי שהכלי העסקי המרכזי שלו מבוסס על SAP יעדיף אולי להשתמש ב-SAP Jam. תשומת לב שהפתרונות של סיילספורס וסאפ לא תומכים כרגע באופן מלא בעברית.
 
השיקול השלישי הוא כמובן העלות. בתחום זה שירות חינמי דוגמת Workplace הוא "קלף מנצח". יחד עם זאת, כלים מתחרים מסופקים במחירים מאוד זולים וייתכן שהם מספקים צרכים ספציפיים של העסק. כך, שהבחירה בשירות המתאים לכל עסק היא ממש לא פשוטה.
 
שורה תחתונה בתחום בחירת שירותי "עבודה קבוצתית" לעסק שלי:  
בבחירת ספק שירותי "עבודה קבוצתית" לעסק, יש להשקיע מחשבה ולקבל החלטות רק לאחר הבנת הצרכים של בעל העסק. יש לקבל החלטה אם מעוניינים במערכת המופעלת בענן (התצורה המומלצת כיום), או בתצורה אחרת המתאימה לצרכי העסק, מנהליו ועובדיו.

מאת: מיכאל פנחס, מהנדס תקשורת, פברואר 2018.
מחבר המדריך לפתרונות תקשורת ומחשוב ענן ולרכישת מרכזיות טלפון IP לעסקים