מחקר: טרנד המסמכים האלקטרוניים עם חתימות דיגיטליות עושה טוב למנהלים ולעובדים
מאת: מערכת Telecom New, 4.2.18, 14:01

ארגונים, שעוברים בהדרגה לניהול מסמכים אלקטרוניים, מורידים לחץ ממשאבי האנוש, משפרים ומקצרים תהליכים, מפשטים ומקלים ומאפשרים תקשורת ישירה ויעילה עם העובדים.

מחקר של חברת המחקר הגלובלית Aberdeen, מגלה את מה שארגונים מתחילים לחוש בשטח: הניירת, ובעיקר הטפסים, הופכים לאלקטרוניים, מומרים לקבציי מחשב, ולחלקם הגדול ניתן לצרף חתימות דיגיטליות. המהלך מאפשר למנהלי ואנשי משאבי האנוש בארגונים, לתקשר עם העובדים באופן מהיר יותר ויעיל יותר, ומהצד של העובד מדובר על פישוט תהליכים, שיפור חוויית העובד והעמקת המחוברות (engagement) שלו לארגון.

חברת המחקר מדווחת, שטרנד הטפסים הדיגיטליים עושה רק טוב הן למנהלים והן לעובדים, שכן הללו, שמצוידים לכל אורך היום במערכות תקשורת ניידות (סמארטפונים, טאבלטים ומחשבים ניידים), יכולים להעביר, לעדכן מידע ולתקשר, מכל מקום ובכל זמן.

בארגונים רבים מחליפים הטפסים האלקטרונים והחתימות הדיגיטליות את הניירת ואת הזנת הנתונים הידנית למערכות כגון תיק העובד. טפסים הנדרשים בשלב קליטת העובד, סיום העסקה, טופס 101 וטפסים נוספים רבים הנדרשים לצורך אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, עוברים דיגיטציה, כשהתוצאה המידית היא הקטנה משמעותית בביורוקרטיה של ניהול המשאב האנושי.

ב-Aberdeen אומרים, שהמרוויח העיקרי הוא העובד, שהזמן שהוא בזבז בעבר על מילוי ניירת ואימותה מול מנהליו הישירים ומול אנשי משאבי האנוש, הצטמצם משמעותית.

עפ"י החוקרים, כ-60% ממקומות העבודה במדינות המפותחות פועלים כיום להשלים את המעבר לעידן הדיגיטלי. מהסקר עולה, שבמעל 56% מהחברות, שמוגדרות Best in Class, עושים שימוש בניהול מסמכים דיגיטלי לעיבוד מידע חשוב לגבי העובדים. התוצאה כאמור, מקלה משמעותית על העובדים ועל זרימת המידע בארגון וחוסכת זמן רב, הן למערכת והן לעובדים עצמם.

אחד היתרונות הבולטים עליהם מצביעים החוקרים: היכולת של טפסים אלקטרוניים, שמצויים בתיק עובד דיגיטלי, לשקף במדויק את המידע שיש לגבי העובד ולהציף לפני השטח אילו נתונים חסרים להשלמת התמונה המלאה לגביו.

יתרונות נוספים, שמציינים החוקרים: צמצום בירוקרטיה, חסכון בזמן, שלמות נתונים (שכן לא ניתן לשלוח טופס, שחסר בו מידע) וצמצום טעויות. לדבריהם, סטנדרטיזציה של תהליכי ניהול המשאב האנושי מבטיחה, שהמידע הנדרש אודות העובד יהיה מרוכז בתיק האישי של העובד ושכל שינוי במידע יעודכן בכל מקום המושפע משינוי זה. כאן לא מדובר רק בחסכון בזמן, אלא בתאימות של הנתונים.  

עוד מעלה הסקר, שארגונים, שמשתמשים בטפסים אלקטרוניים עם חתימה דיגיטלית בתהליכים כגון קליטת עובדים חדשים, מדווחים, שלפישוט התהליך האדמיניסטרטיבי ולאינטראקטיביות שלו יש, כאמור, השפעה ישירה על חוויית העובד ועל מידת המחוברות לארגון בהמשך.

אבנר מימון, מנכ״ל EMEA בסינריון: "בארגונים, שעדיין לא עברו לעידן הדיגיטלי, ציינו מנהלי משאבי-אנוש, שהניירת ומידע חסר בטפסים הם 'כאב הראש' הכי גדול. הוספת הטפסים האלקטרוניים והחתימות הדיגיטליות לתיק העובד האינטרנטי מאפשרת לשמור ולחפש מידע עדכני והיסטורי, כמותי ואיכותי אודות העובדים בבסיס נתונים מרכזי.

תיק עובד אינטרנטי מאפשר ניהול מידע אישי ותעסוקתי אודות העובד, מרכז חוות דעת, הערכות ביצועים ויעדים אישיים, מתעד תאונות עבודה, בדיקות רפואיות נדרשות, הסכם העסקה, תעודות הסמכה וכד'. הוא מאפשר לעובד צפייה במידע האישי ויכולות עדכון מידע ספציפי. האפשרות לשירות העצמי והיכולת להיות באינטראקציה קבועה עם התיק האישי מכל מקום ובכל זמן, חוסכת זמן רב ל-2 הצדדים ומאפשרת לפתור בעיות של אי תאימות במהירות ובקלות״.