חזון קצר רואי יכול לעוור את הארגון והעסק
מאת: ערן בראון, 12.7.20, 13:52

ככל שמחלקות ה-IT ויחידות עסקיות מתחילות לעבוד בצורה טקטית ללא אסטרטגיה ארוכת טווח, כך גדל הסיכון של גידול בעלויות לא מתוכננות במיוחד עלויות אחסון. מהם היתרונות והחסרונות של 5 טקטיקות שונות בהתמודדות עם אי הוודאות הכלכלית, שנגרמה ממשבר הקורונה ועם הבנייה מחדש של שווקים ובחינת תהליכים קדימה.
 
אי הוודאות הכלכלית, שנגרמה ממשבר הקורונה, היא, לרוב, בין החששות העיקריים של מנהיגי IT ועסקים כאחד. האפקט המתמשך שלה עלול להשפיע על תהליכי קבלת ההחלטות וסדרי העדיפויות לשנים הבאות. כעת, עם הבנייה מחדש של שווקים ובחינת תהליכים קדימה, על מנהיגי ה-IT להיות בטוחים, שהם ממזערים, עד כמה שניתן, את הסיכון בעת ​​קבלת החלטות על ביצוע השקעות ב-IT.

כדי להבטיח, שהעסק יכול להמשיך להתפתח ולהתאים עצמו לתנאי השוק המשתנים במהירות, יש להתייחס גם למגבלות משאבים משמעותיות. זה נכון במיוחד לגבי אחסון, שכבר שולם עבורו, שכן לעיתים קרובות קשה יותר להשמיש מחדש משאבי אחסון מאשר משאבי מחשוב.

ניהול סיכונים של העסק בתקופה של חוסר ודאות פיננסית פירושו הימנעות מהשקעות בתשתיות שלא משתמשים בהן, מכיוון שמחר סדר העדיפויות עלול להשתנות. לכן, רצוי להפחית סיכונים, כמו גם לבחון ולשקול מחדש איזו טכנולוגיה עדיף להשאיר בדאטה סנטר של הארגון, לעומת מה שעדיף להעביר לענן.

מחוץ ל-IT מדובר בניהול רכש אסטרטגי - צמצום עלויות מראש ועיכוב הוצאות. תהליכי הרכש הופכים לכאב ראש של מחלקת ה-IT מכיוון שהיא נאלצת לצמצם הוצאות ולהתמודד עם קיצוץ או הקפאת תקציבים ובו זמנית עדיין לעמוד בציפייה של הארגון לתמיכה בפרויקטים חדשים. לרוב, מספר הפרויקטים החדשים יהיה קטן יותר, אך הם יהפכו אסטרטגיים יותר להכנסות הארגון.

ככל שיחידות עסקיות מתחילות לעבוד בצורה טקטית ללא אסטרטגיה ארוכת טווח, כך גדל הסיכון של גידול בעלויות לא מתוכננות.
 
היתרונות והחסרונות של טקטיקות שונות בהתמודדות עם המצב
טקטיקה 1: הימנעו מעלות גבוהה מראש. המלכוד נעוץ ברכישות קטנות וטקטיות, שגורמות, לרוב, ליצירת איים מנותקים של פעילות. כך, יואט קצב ההגעה לשוק של מוצרים ושירותים חדשים.

טקטיקה 2: הימנעו מהתחייבויות לטווח ארוך. טקטיקה זו עשויה לגרום לעסקים להעביר משאבים רבים יותר לענן. המעבר לענן יאפשר זריזות נוספת תוך פיזור העלות על פני פרק זמן ארוך יותר, במקום להתחייב לתשלום גדול אחד מראש. עם זאת, זה גם יוסיף פרמיה משמעותית לעלות התשתית, מכיוון ששירותי ענן יקרים יותר עבור ארגונים גדולים. בנוסף, המעבר לענן מכריח את הארגון לבחור בהוצאות כבדות יותר של OpEx לאורך זמן, מאחר שפתרונות CapEx בענן הציבוריים חסרים את היכולת לקטון, דבר המהווה ערך ליבה של הענן הציבורי.

סמנכ"ל הכספים של Zoom, קלי שטקלברג, צוטטה לאחרונה על כוונתה לרסן את הוצאות הענן ע"י השקעה בדאטה סנטר ובאתר התשתיות המשני של החברה. ציטוט זה פורסם לאחר תקופה של צמיחה מהירה, שבמהלכה המסלול "המהיר ביותר" של Zoom לקיבולת גבוהה יותר, כלל פניה לספק שירותי ענן למשאבים נוספים זמינים במהירות, אם כי במחיר כולל גבוה יותר.

טקטיקה 3: הפחיתו עלויות בכל מקום אפשרי. טקטיקה זו מעמידה את הארגון בסכנה בכך, שמערכות תתמוכנה רק בדרישות תפעוליות לטווח הקצר ותתעלמנה מצרכים ארוכי טווח של המערכות. השקעה בפתרונות לטווח הקצר תביא לתקורה ניהולית גבוהה יותר, בתקופה שצוותי IT צפויים להיות קטנים יותר, וכתוצאה מכך, תהיה השפעה ישירה על השירותיות ויכולת התגובה של מחלקת ה-IT.

טקטיקה 4: הורדת הדרישות הפונקציונאליות ברכישת תשתיות. למרות שזה נראה הגיוני מבחינה עסקית, לעתים קרובות, ויתור על יכולות כדי לחסוך בעלויות מונע מהמערכות להגיע ליעילות תפעולית. עלויות נסתרות מגדילות בד"כ את תעריף התשלום המקורי, כאשר מתייחסים לתכונות קריטיות כ"נחמדות אך לא הכרחיות". התוצאה היא הגדלת העלויות בפרויקטים אחרים כדי לפצות על העלויות הנסתרות. לדוגמא, הגדלת ההשקעה במערכות גיבוי בגלל חוסר ביכולות גיבוי מובנות בתוך מערך האחסון.

טקטיקה 5: הימנעו מניהול סיכונים ברי שליטה. כמו בתחום הבריאות, גם בתחום ה-IT, קיימים סיכונים ברי שליטה וכאלה שאינם ברי שליטה. לדוגמה, כאשר אנו יוצאים לכמה שעות של טיול בחוף הים, כולנו יכולים לשלוט בזמן החשיפה שלנו לשמש אך לא בגוון העור שלנו וברגישותו. שעות החשיפה הן גורם בר שליטה וגוון העור אינו בר שליטה. אם ננסה לנהל אתת הסיכון הכרוך בשעות החשיפה מבלי להתייחס לגוון העור שלנו ורמת רגישותו, התוצאה תהיה רחוקה ממושלמת ואנו עלולים להישרף. בתחום ה-IT, מחסור בכוח אדם מיומן הוא גורם, שאינו בר שליטה. לעומת זאת, ספקים הם גורמים ברי שליטה. הרצון לנהל רק את הספקים מבלי לקחת בחשבון את המחסור בכוח אדם יוביל בהכרח לירידה בתפוקה, שמהווה סיכון גבוה יותר ליכולת העסק לשרת את לקוחותיו.

עם זאת, קיימות חלופות המאפשרות לעסקים להגיב ולשלוט על הסיכון תוך הקפדה על זריזות ומודעות למחיר שישולם.

ארגונים גדולים כבר יודעים, שהעלות הנמוכה היא בענן הפרטי בעוד הגמישות העסקית היא בענן הציבורי. מאחר שאין באפשרות הארגון להוזיל את הענן הציבורי, כדאי להתמקד בהעלאת הגמישות של הענן הפרטי (מכאן הביטי "מס הענן" – Cloud Tax).

פתרון תשתיתי גמיש בענן הפרטי נותן לעסק את היכולת להגיב לצרכים עסקיים מיד, מבלי להתחייב לרכישת תשתיות מראש, מבלי להמתין לתשתיות חדשות ומבלי לשלם את "מס הענן". פתרון כזה גם מונע את הצורך בתהליכי רכש ארוכים בכל פעם שנדרשת הרחבה של התשתית. כמו בענן הציבורי, התשתית כבר קיימת מראש, המחיר ידוע מראש והשימוש הוא מידי. בנוסף ניתן גם להקטין את הצריכה (שוב, כמו בענן הציבורי) כדי לייעל את השימוש בתקציב.

כדי להבטיח שעסקים יוכלו ליהנות מתחזית מדויקת של רכש התשתיות ולזכות בהצלחה בטווח הארוך, על מנהלי IT להפיק יחס עלות/תועלת טוב יותר מהתשתית שלהם. זוהי הזדמנות אידיאלית לצאת לשוק באופן יזום ולבחון ספקים והיצע.

העצה שלי - לא להקריב כלום! התמקדו בהפחתת עלויות האחסון, תוך חיסכון נוסף לאורך זמן באמצעות אוטומציה, איחוד ויעילות תפעולית גדולה יותר. באותה מידה, המשיכו להתכונן לפעילות בחוסר ודאות והימנעו מעסקאות מחייבות עם ספקים, במידת האפשר.

במקום לבצע תכנון נפחים, שלעולם לא עובד באמת, דרשו מספקי האחסון שלכם לקחת מכם את הסיכון ולתת לכם קיבולת בלתי מנוצלת ובלתי משולמת, שתוכלו להשתמש בה, באמצעות CapEx או OpEx לפי בחירתכם. כך, תוכלו להתמודד במהירות עם תנאי השוק המשתנים, בלי לדאוג לגידול הקיבולת, שיבושים באספקה או זמני תגובה.

בקיצור, על מנהלי ה-IT של מחר לשאוף לגמישות כיום.

קרדיט צילום תמונה עליונה: טליה אלק

מאת: ערן בראון, יולי 2020.
סמנכ"ל טכנולוגיות עבור EMEA ו-APAC ב-INFINIDAT