התפיסה החדשה של אוטומציה מלאה של תהליכים עסקיים בארגון
מאת: לנה מיטלמן, 10.5.22, 18:34

השלב הבא של תהליכים אוטומטיים בארגונים: איך מיישמים תפיסת אוטומציה מורכבת בארגון? ה-Automation Hyper מול התפיסה הישנה - Robotic Process Automation.
 
ב-2018 הגיחה לחיי ארגונים התפיסה, שיש להפוך כל תהליך החוזר על עצמו להליך אוטומטי, שמתבצע ללא התערבות אנושית, תפיסה, שכונתה RPA - Robotic Process Automation. התהליכים, שנלקחו בחשבון, היו תהליכים מעולמות הרכש, התפעול, עבודה מול SAP, ולמעשה, כל תהליך או משימה הקשורים בהזנה ושליפה של נתונים, בעלי כללים ברורים, שאינם מצריכים חשיבה.

הרעיון היה לשחרר את העובדים בארגון מביצוע של משימות רפטטיביות ולהשאיר להם יותר זמן לביצוע עבודה עם ערכים מוספים, מה שיגביר את שביעות רצון העובדים ויגדיל את הפרודוקטיביות של הארגון. הציפייה הייתה, שבתוך שנה, במרבית הארגונים יהיו כבר אלפי תהליכים אוטומטיים. בפועל, מספר התהליכים האוטומטיים בארגון ממוצע ,שהטמיע את הטכנולוגיה, עומד על עשרות תהליכים בלבד.

ארגונים גילו, שהמעבר לאוטומציה אינו קל כפי שהוא נשמע, ולעיתים קשה לאתר תהליכים רלוונטיים המתאימים להפוך לאוטומטיים. יתרה מכך, לא תמיד קיים שיתוף פעולה עם גורמים עסקיים ולעיתים תוך כדי ניתוח תהליך עבודה מסוים מתגלה, שהוא לא מבוצע בצורה יעילה ונכונה.

בנוסף, גם תהליכים מתאימים כוללים בתוכם שלבים מורכבים יותר, מה שהפך את היישום לקשה יותר לביצוע. מכאן המסקנה הייתה ברורה, RPA לא מספיק כדי לאפשר מעבר לעבודה אוטומטית בארגון, בצורה כזו המקלה ומייעלת את תהליכי העבודה מקצה לקצה. עם המסקנה הזו הרחיבו את עולם האוטומציה בארגונים, וכיום לא מדברים על RPA, אלא על המושג Hyper Automation.

Hyper Automation היא תפיסה עסקית המדברת על אוטומציה מלאה ורחבה של תהליכים עסקיים בארגון. אם כלי RPA נועדו לבצע אוטומציה פשוטה, של משימות בעלות אופי מובהק, התפיסה החדשה מתייחסת לתהליכים הנדרשים לאוטומציה ככאלה המכילים פעולות מורכבות ומערבים יחידות שונות בארגון ומחוצה לו.

התפיסה כיום היא, שיש לנהל את אסטרטגיית האוטומציה של הארגון בצורה פרו-אקטיבית. יש לבחון תהליכים עסקיים מלאים ולמכן אותם מקצה לקצה. השאיפה היא לייצר אוטומציה מלאה, שבה  סיום תהליך אחד מזניק מיד אחריו תהליך נוסף. לדוגמה, תהליך של קליטת עובד חדש, שמתבצע בכל סוגי הארגון מבלי קשר למהות העיסוק, זהו תהליך חוצה ארגון בו מעורבות מספר מחלקות בארגון בכללן מחלקת הגיוס, התשתיות, ה-IT, רכש ועוד. בארגון עם תפיסת אוטומציה מתקדמת, השאיפה היא, שאישור הגיוס יזניק במיידית שורה של תהליכים: הקמת המשתמש במערכות הארגון, הנפקת סיסמה, הזמנת רכש עבור הציוד הנדרש וכן הלאה.

האם אוטומציה באה על חשבון הגורם האנושי?
המחשבה על מעבר לתהליכים אוטומטיים וייעול נהלי עבודה מעלה את השאלה המתבקשת - האם אוטומציה באה על חשבון הגורם האנושי? התשובה מורכבת ואינה חד משמעית. על אף העובדה, שמטרתם של תהליכים אוטומטיים היא לייעל את העבודה, למעשה, אוטומציה של תהליכים מורכבים יכולה, ולעיתים אף זקוקה, למעורבות הגורם האנושי. ברוב המקרים אוטומציה של תהליכים מורכבים מתקיימת  לצד הגורם האנושי ובמטרה לסייע לו להשלים את עבודתו בצורה יעילה ומדויקת.

מתיאוריה ליישום - איך מיישמים תפיסת אוטומציה מורכבת בארגון?
ההבדל המשמעותי בין תפיסת האוטומציה הפשוטה (ה-RPA) לתפיסת אוטומציה מורכבת (Hyper Automation) היא ההוספה של כלים מתקדמים, שיביאו יכולות נוספות: כלי Data Capturing המאפשרים קליטת מידע ממסמכים/תמונות והזנתם למערכות הרלוונטיות ללא צורך ב"עצירה" אצל גורם אנושי, או כלים בעלי יכולת למידה ושיקול דעת באמצעות כלי בינה מלאכותית (AI) ולמידת מכונה.

לדוגמה: כחלק מתהליך קליטת העובד, שנזכר לעיל, במידה ולעובד יש רכב חברה, ניתן למכן את קליטת רישיון הנהיגה שלו, כולל בדיקה ממוכנת האם צילום הרישיון תקין וכן שליפה של המידע (סוג רישיון, תוקף וכו') ישירות מהתמונה למערכות ללא צורך בהקלדה של העובד.

בנוסף, בתפיסת אוטומציה מורכבת מתווספת יכולת ניתוח וניטור תהליכים, שהוא, למעשה, של הזיהוי (Discover), שמזניק את מימוש התפיסה. כחלק מהתפיסה של אוטומציה מורכבת וכוללת בארגונים, התפיסה היא, שיש להשתמש בכלים אוטומטיים כדי לאתר את התהליכים העסקיים, שעשויים להתאים לפעול בצורה אוטומטית. הכלים הללו מאפשרים לזהות צווארי בקבוק בעבודה השוטפת, לבחון עלות מול תועלת ולבחון בצורה רחבה ומפורטת על תהליכים שלמים בכל המערכות וכל הגורמים המעורבים.

עד היום, חברות הייעוץ היו מסייעות לארגונים לזהות את אותם תהליכים ולאפיין את התהליכים האוטומטיים בצורה ידנית, מה שבפועל היה גורר תהליך ארוך, שלעיתים המסקנות שלו כבר לא היו רלוונטיות לארגון או לתהליך. שילוב של הכלים האוטומטיים מאפשר הגעה מהירה יותר למיפוי הנדרש ולשלב היישום כאשר הנושא עדיין רלוונטי.

צילום תמונה עליונה: דורית בורוכוב.

מאת: לנה מיטלמן, מאי 2022.
מנהלת מרכז התמחות Hyper Automation במטריקס דיגיטל ופינטק