מסטטוס זמני לקבוע: איך ייראו המשרדים במודל העבודה ההיברידי בעתיד?
מאת: מיכל שדה, 29.5.22, 11:51
 
החברות נדרשות כיום להתאים עצמן לעתיד תרבות העבודה, לצאת מהסטטוס הזמני של עבודה מהבית והמשרד ולהבין, שמודל עבודה קבוע של עבודה היברידית הוא כבר כאן כדי להישאר. מהן המגמות בתכנון משרדים? החברות מתמודדות עם דילמות, כמו כמה שטחי משרד צריך להחזיק אם חלק מהעובדים נשארים בבית, איך מתכננים את המשרדים בצורה יעילה ומה העובדים רוצים?
 
בימים אלה מציינים שנתיים להתפרצות הקורונה בישראל, שבין יתר השלכותיה, גם שינתה את הדרך בה אנו עובדים. כדי להבין עד כמה היא השפיעה על עולם העבודה מספיק להסתכל על ממצאי סקר, שערכה חברת גוגל באוקטובר האחרון: מעל 75% מהמשיבים סבורים, שעבודה היברידית או גמישה תהיה הסטנדרט בארגונים שלהם ב-3 השנים הקרובות. ואם אתם זקוקים להוכחה נוספת, פשוט תשאלו את משאבי האנוש אצלכם בחברה, הם כבר יגידו לכם, שעובדים היום לא מסתכלים על משרות פוטנציאליות ללא עבודה משולבת מהבית.

מה יותר חשוב: התייעלות כלכלית או העדפות העובדים?
אמנם, העבודה במשרדים משפיעה על הלכידות הארגונית ועל תחושת המחוברות והשייכות של העובד לארגון, אבל ברור לכולם, שלעבודה מלאה מהמשרד יש גם מחירים אחרים: הפרת האיזון בין הבית לעבודה, פגיעה בפריון כתוצאה מנסיעות ועמידה בפקקי תנועה ומחיר כלכלי לעובדים ולמעסיקים, בדמות הוצאות על דלק, על שכירות שטחי משרדים גדולים ועל חשמל, חנייה, אוכל וכד'.
 
למחיר הכלכלי יש תפקיד משמעותי, במיוחד בתקופה בה חברות מחפשות את האיזון בין התייעלות ארגונית לבין מחוברות עובדים. במעבר למודל עבודה היברידי באופן קבוע יש פוטנציאל עצום לצמצום משמעותי בנדל"ן והזדמנות לתכנון יעיל, שגם מייצרים מודל נכון של עבודה וגם מנצלים את שטחי המשרד.
 
תכנון חכם של השטח המושתת על תפיסת הפעלה, שמגיעה מניתוח מעמיק של צרכי הארגון ורצונות העובדים, יכול להוביל לחסכון בקשת רחבה של עלויות, אותן אפשר להשקיע חזרה בעובדים.
 
השאלה המרכזית, שעולה בשטח, היא מהו המודל ההיברידי הנכון ביותר, והתשובה היא, שאין נוסחה אחידה המתאימה לכל החברות. בסופו של דבר, הפתרון חייב להיות ייחודי ומותאם באופן אישי, לא רק לכל חברה, אלא גם בתוך החברה, כי לכל יחידה צרכים שונים: יחידת הכספים שונה מצוותי הפיתוח, וצוות, שעובד 100% מהזמן מתוך מעבדה, שונה ממוקד שירות, שיכול להיות רק 20% במשרד, לדוגמה.
 
מגמות בתכנון משרדים
לפני שפונים לתכנון וניהול המרחב הפיזי, שכולל תשתיות, טכנולוגיות וניהול צוותי עבודה, יש צורך בניתוח ארגוני מעמיק. לכן, הפרוגרמה ההיברידית מבוססת על מחקר חדשני, שמתייחס ל-3 פרמטרים עיקריים:
 
עבודה מרחוק,
 Wellbeing,
לכידות.
 
כדי לתפור לכל ארגון את החליפה המתאימה ליחידות ולתפקידים השונים בתוכו, חשוב להתאים את סביבת העבודה לתפקוד היומיומי ולהחליט לאיזה היבטים בעבודה ובתרבות הארגונית נותנים דגש.
 
בתכנון המשרדים העתידיים אנו רואים כמה מגמות עיקריות:
 
אזורי מפגש והתכנסות. ההגעה למשרד תהיה בעיקר בשביל קשרים חברתיים, סיעור מוחות ועבודה משותפת, כי עבודה פרטנית מול המחשב ניתן לעשות מרחוק. המגמה היא ליצור אזורי מפגש והתכנסות, שבהם גם חדרי ישיבות וגם אזורי פנאי למפגשים בלתי פורמליים.
 
"שכונות" עבודה. הפתרון לדילמה 'חללים פתוחים או סגורים' טמון ביצירת אזורי ישיבה משותפים אינטימיים יחסית, לצד חדרים המאפשרים לעבוד בשקט ומתאימים לשיחות זום, לדוגמה.
 
אותן שכונות תהיינה משויכות ליחידות וצוותים על פי היקף היברידי מתאים. כך, העובדים ירגישו שייכות למתחם קבוע במשרד, ולא ירגישו בודדים בימים בהם לא הגיעו עובדים רבים נוספים, ומנגד, החברה תשמור על התייעלות.
 
תכנון גמיש. הפרוגרמה של המשרדים מחייבת גמישות מקסימלית בתכנון, שתאפשר מגוון שלם של צורות ישיבה ופתרונות לחלל. לדוגמה: פתיחה וסגירה של מחיצות בין חללים כדי לשלוט על גודלם, הזזת שולחנות לפי הדינמיות של צרכי העבודה ותכנון עמדות וחדרים מסוגים שונים כדי לתת מענה לצרכים המשתנים. התכנון דורש גמישות מרבית וסידור שונה במרחב כדי לתת פתרונות עתידיים לכל סיטואציה שהיא.
 
יצירת חלופות למשרדים המרכזיים. העבודה מרחוק מייצרת אפשרויות חלופיות למשרדים, שמקלות גם על העובדים וגם על החברות, שכבר לא צריכות להתחייב לבנייני משרדים רחבי ידיים וקומות שלמות, שייקלטו את כל מאות או אלפי עובדי החברה.

בין החלופות שכל חברה יכולה לבחון:
 
יצירת 'האבים' ושלוחות של משרדים בקרבת מגורי העובדים כסניף גיאוגרפי, שאפשר להגיע אליו לעבוד. עובדים, שנוסעים היום כשעה או יותר למקום העבודה, יוכלו ליהנות מסניפים קטנים בצפון או בדרום הארץ, לפי ניתוח מקום המגורים של העובדים.
 
שכירת עמדות קבועות של החברה בחללי עבודה משותפים מאפשרת לעובדים להגיע ל"משרד" גם בימים, שהם עובדים מרחוק. העמדות תהיינה שייכות לחברה באופן קבוע, אך העובדים בהן יתחלפו.
 
הקורונה הביאה לחיינו פתרונות יצירתיים של עבודה מרחוק בבתי קפה, מלונות ואפילו גלריות במימון המעסיק. הסדרים בין מקומות מארחים לחברות הולידו חבילות לפי שימוש, שיכולות לכלול גם אוכל ושתייה על חשבון החברה.

בסיכומו של דבר, היום כבר ברור לכולם, שהעבודה ההיברידית כאן כדי להישאר. בזכות הטכנולוגיה אנו כבר לא כבולים לזמן ומקום קבועים, ולכן לחברות כבר אין צורך במשרדי ענק. עכשיו הגיע הזמן לאסוף את התובנות הללו, לצאת מהסטטוס הזמני של עבודה מהבית והמשרד, ולהבין שנכנסנו כבר למודל עבודה קבוע של עבודה היברידית בכל חברה.  
 
אל תגידו לעצמכם, שאולי עוד תחזרו למשרדים יום אחד. כבר הבנתם, שהעובדים לא יחזרו איתכם. עליכם להתחיל לבחון איך לתכנן את החלל ולהוציא ממנו את המקסימום, כיצד לשמור על הגמישות בעת שינויים ארגוניים של צמיחה וקיטון ואיך לגרום לעובדים להרגיש בבית גם כשהם במשרד, ולהפך. ככל שתקדימו לייצר מודל ניצול מיטבי של שטח העבודה, כך תטיבו עם העסק שלכם, ובעיקר עם העובדים.

צילום תמונה עליונה: פזית אסולין
 
מאת: מיכל שדה, מאי 2022.
מנהלת תחום  פרוגרמות ב-AVIV AMCG מבית מטריקס