טיפים לסטארטאפים ומיזמים בתחילת דרכם לניהול צוות מרקטינג מרוחק
מאת: ישי טנצר, 20.3.16, 16:51
 
תהליך גדילה של מיזם, מצריך לעיתים עבודה עם צוותי מרקטינג מרוחקים. במאמר מובאת רשימה של כלים וטיפים, שיעזרו לתקשר ולשתף מידע בקלות. זאת, ע"ס ניסיון מעשי.
 
כחלק מתהליך גדילה של סטארטאפ מגיע הרגע, שמחליטים לצאת מהשוק המקומי ומנסים לחדור לשווקים נוספים. לכל שוק יש פרמטרים יחודים המאפיינים אותו, שקשה להבינם מרחוק. לכן,  מחליטים לגייס צוות מקומי, שיעזור לפרסם את המוצר או השירות.
 
להלן תיאור הנסיון שלנו בהקמת סביבת עבודה וירטואלית פשוטה ויעילה לצורך שיתוף פעולה בין הצוות הישראלי שלנו לצוותי המרקטינג בניו-יורק ובוסטון.
 
הנחת היסוד שלי היא, שיש לכם צוות, שעובד בארץ, ואתם מחפשים את הדרך הקלה ביותר לתקשר ולשתף מידע ומשימות עם צוות מרקטינג מרוחק.
 
נקודת הנחה נוספת היא, שאתם נמצאים בתהליך של ניסוי וטעיה בבחירת האנשים הנכונים ולכן תרצו, שהכלים ומטדולוגית העבודה יאפשרו לכם במקרה הצורך להחליף אנשי מרקטינג בקלות יחסית ובלי לחשוף מידע מיותר.
 
תקשורת - הצורך הבסיסי ביותר של עבודה משותפת זאת תקשורת זורמת בין כל חברי הצוות. אני מקווה, שאתם משתמשים ב-Slack כצ'אט אירגוני שלכם (אם לא רוצו לעשות זאת עכשיו). הפתרון הקל ביותר זה להגדיר ערוץ חדש ,למשל boston-marketing-team, להזמין אליו את אנשי המרקטינג כאורחים (single channel guest) ואת חברי הצוות הרלוונטים בארץ. כך תהיה תקשורת ישירה בין כולם. שימו לב: Slack מאפשר את האופציה הזאת בחינם. אנשי המרקטינג המרוחקים לא יהיו חשופים למידע, שלא רלוונטי להם בערוצים אחרים. כמובן, שצאט לא יכול להחליף לגמרי תקשורת קולית. אני ממליץ לקיים לפחות שיחת וידיאו שבועית  ב-Skype כדי לחוש את האנשים.
 
ניהול משימות - מומלץ להשתמש ב-Trello, שמאפשר להקים לוחות משימות בצורה גמישה ודינמית ולהגדיר בכל לוח תהליך עבודה המתאים לאותו סוג משימות. גם Trello מאפשר להקים את לוחות המשימות בחינם ולהזמין לשם משתמשים שלא מאירגונכם.
 
שיתוף קבצים – בהנחה, שהעבודה היא עם Google Drive, מומלץ להקים תיקיה נפרדת, שבה ייאספו כל הקבצים שרוצים לשתף עם צוות המרקטינג. זה פתרון נוח במידה ויהיה צורך להחליף אנשי צוות.  זה יחסוך את הצורך לנבור בכל התיקיות ולראות לאיזה מקומות עוד יש להם גישה. פתרון זה ניתן ליישום גם על גבי Dropbox/Box.
תיאום זמנים - סביר להניח, שהפעולות הן באזורי זמן שונים. לכן, מומלץ להשתמש ב-http://www.thetimezoneconverter.com/ כדי לגשר על פער זה.
 
ניהול לו"ז - כדאי להשתמש בקלנדר של Trello כדי לקבוע תאריך יעד לכל משימה.
 
פניה לגופים חיצונים - מומלץ להגדיר לצוות המרקטינג תיבת איימל עם הדומיין של החברה כדי שיוכלו לפנות לגורמים חיצוניים בשם החברה לצורך בדיקת עניין/שיתוף פעולה. בשלב הראשוני של שיתוף הפעולה, אנשי המרקטינג יוכלו להשתמש באיימל שלהם (ניתן לחבר אותם איתו למערכות החברה, שתוארו עד כה).
 
לסיכום: עבודה עם צוות מרקטינג מרחוק, יכולה להיות לא פשוטה. אולם, אלה כאבי גדילה ברוכים, שכיף להתמודד איתם.
 
מאת: ישי טנצר, מרץ 2016.
מנכ"ל,
Initech Software Services